一、項目背景

　　由于切實需要，該監獄于2003年年初向云南省財政廳申請財政撥款對其內部監控系統設備的采購及安裝進行招標，經審批由云南省政府采購中心負責該項目的實施，云南省政府采購中心委托云南招標股份有限公司以公開招標方式組織該項目的招標過程。

二、項目招標情況簡介

　　本項目的最終用戶單位為4家監獄，因此本次招標項目招標文件以每家監獄的需求進行劃分，分為4個標段，本文重點所述的某監獄所在標段為D標段，由于本招標項目處于比較特殊的“非典”時期，及本身所提技術方案及要求等原因，先后兩次以公開招標方式進行招標，才比較圓滿地完成了采購任務，具體情況如下（僅對本次招標項目中D標段而言）。
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　　接到委托，云南招標股份有限公司按照指定的方式組織了第一次公開招標，招標機構嚴格參照用戶提供的技術方案、產品參數要求等資料，制作了招標文件并在相關媒介發布了招標公告，邀請國內供應商參加投標，有8家供應商購買了招標文件，至投標截止時間共有6家供應商按時遞交了投標文件，所有投標文件均予以現場開啟，并進行了唱標、記錄。由于當時處于“非典”時期，參加開標會的只有云南省政府采購中心、用戶單位及公證人員，所有投標人均未到場，因此，開標會結束后即將開標記錄以傳真形式發給各個投標人，并由各投標人予以簽字并回函至云南招標股份有限公司進行確認。隨后，評標委員會按有關規定進行評標。投標人A、B報價超預算，不予詳細評審；投標人C資質不符合要求（無安全技術防范資質），投標人D、E所投標產品與招標文件所提技術要求一一響應，無偏離，投標人D的投標報價較投標人E稍低。經評標委員會認真審閱，最終推薦投標人D為第一中標候選人，投標人E為第二中標候選人。評標會結束后，用戶對6家投標人的投標文件進行了認真的審核，發現均不能達到其實際使用要求，因此，用戶向云南省政府采購中心申請重新組織招標，接到云南省政府采購中心的通知后，云南招標股份有限公司本著認真負責的態度組織了第二次評標，評標委員會首先對被推薦為中標候選人的投標人D、E的投標文件進行認真審閱，發現確實不能達到用戶的要求，之后又對其余4家投標人的投標文件進行了詳細評審，經審查發現所有投標均達不到用戶要求，建議用戶對其技術方案和設備技術參數配置加以細化后重新招標。云南招標股份有限公司和用戶以書面形式將第二次評審結果報云南省政府采購中心。
　　其后，云南省政府采購中心再次委托云南招標股份有限公司組織公開招標。經過招標機構與用戶認真核實招標文件，再次發布招標公告進行公開招標。有7家供應商購買了招標文件，至投標截止時間共有5家投標人按時遞交了投標文件，并予以開啟、唱標、記錄及簽字確認后由評標委員會按有關規定進行評標。投標人A、B的投標報價均超預算，投標人D報價較投標人C、E偏低，投標人C、E所提供的產品技術參數與招標文件一一響應，投標人D所提供的部分產品較招標文件有正偏離，其余產品一一響應，同時，投標人E的報價又較投標人C報價偏低，因此，最終推薦投標投標人D為第一中標候選人，投標人E為第二中標候選人。評標結束后，用戶對所有投標文件進行了仔細的審核，最終同意評標委員會的意見。
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　　1.業務總結
　　本次招標項目的設備為監控設備，云南招標股份有限公司已承擔過多次類似項目的招標工作，但是由于本次招標項目時處“非典”時期，各投標人未能進入項目現場進行現場踏勘，且用戶提出的設備配置與實際要求稍有偏離，因此在投標時，各投標人只能根據招標文件中所列設備的技術參數一一響應投標，造成在不同程度上達不到用戶使用要求，導致所有投標被拒絕。招標機構在類似情況下應特別注意，要為用戶提出切實可行的解決辦法，如云南招標股份有限公司在最近的信息化智能系統集成招標前，即建議用戶單位請2家比較有實力的、業績較好的企業提出方案設計并提出設備配置，請專家進行比較，選出能實現用戶要求的方案，這樣就避免了像該監獄項目這樣的情況的發生。
　　2．中標、落標點評
　　由于監控設備屬特殊設備，使用單位也較特殊，如何響應招標文件的技術要求、提供具有針對性的售后服務和質量保證，以及對商務條款的響應成為影響是否中標的主要因素，供應商對上述條款應予以重點關注。
　　政府采購項目是招標中比較特殊的一類，對用戶單位來講多為機關事業單位，自身籌集資金比較困難，因此，要求投標人對其報價進行嚴格的控制，也正因為如此報價成為尤為關鍵的內容，若投標報價超過預算價格，等于直接被宣判為廢標。
　　其次，正因為監控設備的特殊性，要求其售后服務和質量承諾要有針對性，不能是泛泛的放之四海而皆準的。對于本項目來講，用戶為監獄，因此要求監控設備24小時保持正常使用，對投標人而言，能否考慮用戶的特殊要求，提供適當的備品備件庫，首先保證用戶的正常使用要求，在維修上也應提供有針對性的內容，這樣才能打動評委及用戶單位。
　　再次，應按招標文件要求提供各種資質證書、鑒定資料等資格證明文件。對招標文件的商務條款做出明確的響應。
　　最后，投標人應按招標文件所提技術要求進行響應，對部分產品可適當改進，提出合理化建議，以示對招標工作的充分支持。
　　3．采購單位招標不成功原因分析
　　由于本項目處于“非典”的特殊時期，第一次招標時用戶單位所提方案及設備配置與其實際要求稍有偏離，而投標人未能進入監區進行現場踏勘，對招標文件中的方案及設備配置中不足之處未能提出改進方案，均予以一一響應投標，造成全部投標均被拒絕。
　　采購單位應采取切實可行的手段提出滿足其使用要求的方案及相應的設備配置，爭取盡快達到招標目的，避免造成重復招標，延遲工期。
　　4．對各投標人的建議
　　政府采購項目較一般的項目有其特殊性，前文也講到了，其用戶多為機關事業單位，籌集資金相對比較困難，因此其預算價格對投標人可說是第一道關卡，通過此關卡才能進入下一輪的評審。因此，各投標人在投標前應做好充分的準備，闖過報價這一關，剩下的就是如何編制好投標文件。
首先，投標人應根據項目特點，抽調有關人員成立投標小組，并根據招標文件要求，了解招標的目的，同時了解潛在的競爭對手的情況，正所謂知己知彼，方能做到百戰百勝。
　　其次，投標人在編制投標文件時，一定要切實做到實質性的響應招標文件中要求的商務及技術條款，否則很難通過實質性審查。
　　再次，也是很重要的一點，就是投標人的商業信譽。在很多招標項目中，明確提出要求投標人提供其“重合同，守信用”的證明文件，而信譽包含很多內容，如供貨、售后服務、質量承諾等。如某個項目的招標中，有一家投標單位是國內知名度較高的企業，但近兩年其商業信譽下滑，在業內人人皆知，因此在投標時評標專家就提出了其售后服務很難得到保證，并得到了普遍認同，最后這家企業在排名上僅位居第三，盡管其標書制作相當不錯，仍然未被推薦。
　　還有一點，在編制投標文件時，要字斟句酌。
　　對于各投標人來講，拿到招標文件的第一件事，不是急于看技術要求，而應全面的閱讀招標文件在商務、技術等各方面的實質要求，在商務及技術條款上均要做到充分響應招標文件要求。而很多投標人卻恰恰相反，往往只注重技術參數的響應，對商務條款的響應程度較差，招標文件中很多內容已描述的相當清楚，卻又一遍遍的打電話到招標公司進行詢問，也正因為如此在綜合評審中使得很多投標人因為商務原因而落馬。
　　最后，投標人應盡量與用戶單位進行溝通。因為用戶較為特殊，有時在提出技術要求時并未充分體現其要實現的功能，與用戶及時有效的溝通，可詳細了解招標項目的具體情況，充分熟悉用戶的具體要求，才能盡可能的提出合理化的建議。有部分投標人因為不注重現場踏勘，導致不了解用戶的具體需求，只能對招標文件一一響應，結果導致其投標被拒絕。