山東省菏澤市公共資源交易中心電子檔案管理系統采購項目需求公示

山東省菏澤市公共資源交易中心

電子檔案管理系統采購項目需求方案

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

采購單位：菏澤市公共資源交易中心

采購代理機構：菏澤市政府采購中心

項目名稱：山東省菏澤市公共資源交易中心電子檔案管理系統采購項目

編制時間：2021年 12 月 8日

一、項目概況及預算情況

山東省菏澤市公共資源交易中心電子檔案管理系統采購項目已經市財政局批準，現以 競爭性磋商 方式進行采購。預算金額為50萬元，資金性質為財政資金，已落實?，F就本項目采購需求進行公示，公開征詢潛在供應商及社會各界的意見。

二、采購標的具體情況

1、項目名稱：山東省菏澤市公共資源交易中心電子檔案管理系統采購項目

2、項目內容：山東省菏澤市公共資源交易中心電子檔案管理系統采購項目，具體內容詳見附件

3、采購數量及要求：一套

4、項目預算：50萬元

5、需滿足的國家相關標準、行業標準、地方標準或者其他標準、規范：滿足國家及行業相關標準，具體內容詳見附件。

6、需滿足的質量、安全、技術規格、物理特性等要求：滿足國家相關規定，具體內容詳見附件。

7、需滿足的采購政策要求：滿足工信部聯企業[2011]300 號、財庫【2014】68 號、財庫【2017】141號、財庫[2011]181號、節能環保政策等。

8、項目實施時間：詳見競爭性磋商文件。

9、項目實施地點：采購人指定地點。

10、需滿足的服務標準：符合國家及行業相關服務標準及采購人要求的標準。

11、服務期限：滿足采購人要求。

12、項目售后服務及驗收標準：符合國家及行業相關驗收標準及采購人要求的標準。

13、其他技術、服務等要求：滿足國家相關規定。

三、論證意見

無

四、公示時間

本項目采購需求公示期限為3天：自2021年 12月 9 日起至2021年 12 月 13日止。 

五、意見反饋方式

本項目采購需求方案公示期間接受社會公眾及潛在供應商的監督。請遵循客觀、公正的原則，對本項目需求方案提出意見或者建議，并請于2021年 12月 21 日前將書面意見反饋至采購人或者采購代理機構，采購人或者采購代理機構應當于公示期滿5個工作日內予以處理。

采購人或者采購代理機構未在規定時間內處理或者對處理意見不滿意的，異議供應商可就有關問題通過采購文件向采購人或者采購代理機構提出質疑；質疑未在規定時間內得到答復或者對答復不滿意的，異議供應商可以向采購人同級財政部門提出投訴。

 

六、項目聯系方式

1.采購單位：菏澤市公共資源交易中心

聯系人***

電  話：0530-5319060

地  址：菏澤市牡丹區中華路426號

 

2.采購代理機構：菏澤市政府采購中心

聯系人***

電話：***

地址：***

附件：

菏澤市公共資源交易中心電子檔案管理系統建設需求

 

一、項目概述

1.1、項目背景

檔案由檔案信息和記錄檔案信息的載體組成，國家一直重視對檔案的管理。2016年，全國人民代表大會常務委員會第二十四次會議通過了《關于修改<中華人民共和國檔案法>等十二部法律的決定》修正，該法對檔案的定義做出了定義，同時，對檔案機構及其職責、檔案的管理、檔案的利用和公布等相關方面提出了明確要求。

隨著電子化、信息化的高速發展，建設電子檔案管理系統也成為了檔案管理的一大創新與突破。2017年，國家檔案局辦公室印發了《電子檔案管理系統基本功能規定》，該規定對電子檔案管理系統的基本功能，包括系統總體要求、檔案接收、檔案整理、檔案保存、檔案利用、檔案鑒定與處置、檔案統計、系統管理八個方面提出了明確要求，是建設電子檔案管理系統的重要依據。

依據《關于深化公共資源交易平臺整合共享的指導意見》（國辦函〔2019〕41號）中提出“加快推進全流程電子化，抓緊解決電子檔案、技術規范、信息安全等問題，公共資源交易中心作為公共資源交易平臺主要運行服務機構，要加強日常運行維護管理，不斷優化見證、場所、信息、檔案、專家抽取和交易流程等服務?！钡囊?。

結合目前菏澤市公共資源交易中心的實際情況：現中心已實現進場交易項目電子化，無紙質資料，電子化檔案資料日益增多，交易中心系統存儲壓力也逐步加大，檔案存儲碎片化，在出現系統癱瘓等問題后，極可能造成數據丟失。菏澤市公共資源交易中心為公共資源交易及其主體提供服務，為了提升服務質量，解決包括項目注冊、招標公告、招標文件、投標文件、開評標記錄、中標公示等交易活動記錄及其他有關文件、資料的電子檔案存儲問題，為公共資源交易的綜合管理、行政監管、監察審計提供更加有力的支持，建設電子檔案管理系統極有必要。

1.2、建設目標

建立一套具備檢查檔案完整性、記錄檔案正確性、系統開放強、功能擴展性高、運行安全可靠的公共資源業務電子檔案管理系統，供市縣兩級使用，可實現與其它系統集成，對不同途徑形成的各類電子業務文檔進行統一管理和存儲，實現文檔的集中管理、全文檢索、分類存儲、在線查看預覽、文檔共享、權限控制、版本管理、操作日志功能,進一步拓展服務渠道，提高交易效率。協助公共資源檔案管理科室有效分類歸檔、減輕工作壓力；幫助招標人和投標人等交易主體在項目后期可查詢相關項目的資料；方便相關監管人員到交易中心進行查檔，且對其查檔的資料、查檔的歷史在系統中均進行留痕。

建設資源目錄體系，以智能輔助編目技術和目錄治理工作發現缺失目錄和錯誤目錄，幫助部門高效能地完善目錄編制，構建共享責任清單和負面清單，根據部門業務拆分優化資源目錄，從資源目錄的數量、質量和管理能力上達到全方面的提升。

建設數據治理體系，通過數據標準建立數據規則，對采集端數據及目錄進行檢查，根據供需業務進行針對性的數據全流程提升，提出整改意見，提升數據的可用度。

二、總體設計需求

★2.1、架構設計

需提供符合“山東省菏澤市公共資源交易中心電子檔案管理系統”項目建設內容的技術架構圖和功能架構圖。

2.2、服務對象分析

用戶對象主要包括以下幾類：

l 系統管理員

系統管理員主要對電子檔案管理系統進行運行維護，保證系統穩定運行，包括日志管理、權限管理、系統配置等。

l 中心工作人員

根據中心工作人員不同的工作職能，電子檔案管理系統將交易中心的用戶分為：檔案領導、檔案管理員等。

檔案領導：中心各個領導可根據其實際權限對系統中的電子檔案進行查閱，對重大事項進行審核，并可通過統計報表能夠對檔案系統有直觀的了解。

檔案管理員：中心可安排人員負責對電子檔案管理系統進行日常的管理，主要負責對預歸檔申請、歸檔申請、借閱申請、銷毀申請等操作的審核，對歸檔信息的確認和維護，對借閱人員授權等。

l 檔案閱讀者

包括借閱者和借調者，主要包括招標人、投標人、監管部門人員等。

借閱者可以通過電子檔案管理系統對相關項目信息、檔案信息進行在線的閱覽。

借調者可以通過電子檔案管理系統對相關項目信息、檔案信息進行在線閱覽、下載等相關操作。

2.3、訪問量需求

系統需正常支持1000人的同時在線用戶量，當100個用戶產生并發時反應時間需不超過5秒。

2.4、性能需求

系統需采用SOA構架，可做到靈活擴展。

系統需采用三層架構體系結構，充分考慮到今后的縱向和橫向平滑擴張能力。

系統需支持1000個普通同時在線用戶的性能要求；當100個用戶并發請求同一個中等復雜度的事物時，響應時間不超過5秒。

系統需支持500萬記錄數、500GB字節的年數據量。

系統需支持7×24 小時連續運行，平均非計劃年故障時間：<1 天，平均故障修復時間：<30 分鐘；

系統需支持通過服務器或移動存儲的方式進行數據備份，包括音視頻資料及項目資料電子文件。

2.5、技術需求

ü 系統建設需采用先進的技術架構；

ü 需采用多層B/S應用結構體系，表示層、業務層、數據訪問層分開；

ü 需支持目錄訪問協議；

ü 需支持主流數據庫系統；

ü 需具有分布式事務功能；

ü 需支持消息服務；

ü 需支持組件化開發；

ü 需具有良好安全性；

ü 需支持負載均衡和群集技術；

ü 需提供良好的可擴展性和容錯性。

ü 能夠兼容主流瀏覽器能夠部署到Windows、Linux操作系統上，并且可適應國產化運行環境

三、項目建設內容需求

3.1數據采集

工作人員可以通過電子檔案管理系統的數據采集子系統實現項目資料收集，并進行音視頻資料歸檔、預歸檔審核和預歸檔變更審核。項目資料收集可根據公共資源交易歸檔條線和節點進行劃分，可根據項目情況增加或修改。

★（1）系統需支持通過統一的接口自動收集公共資源交易系統的歸檔信息，可接受歸檔文件數據及過程數據，實現對項目資料全生命周期的跟蹤管理。

（2）音視頻資料歸檔主要包括開評標現場的音視頻監控文件，可在系統中設置開評標起始時間，實現自動從監控中抓取相應時間段的影像信息可在線預覽音視頻資料內容。

（3）歸檔審核需提供檔案數據核驗、檔案預覽和檔案審核的功能。

（4）檔案預歸檔變更審核需提供檔案數據核驗、檔案預覽、預歸檔變更審核的功能。

3.2、檔案歸檔

檔案歸檔需包括：歸檔審批、變更歸檔審批、檔案查閱。通過交易項目各環節收集檔案資料，并規范化歸檔，用于借閱借調。

歸檔審批：在檔案信息完成預歸檔后，檔案管理員提交歸檔申請，檔案領導審核通過后完成檔案歸檔。

變更歸檔審批：預歸檔變更審核通過后，檔案管理員能夠新增變更歸檔申請，提交檔案領導進行審核。

檔案查閱：為檔案管理員和檔案領導提供檔案查閱功能，展示所有已歸檔的檔案信息

在檔案歸檔環節可對接收到的電子文件及數字化成果數據進行四性檢測，包括完整性、可用性、真實性及安全性。檢測完成后可生成檢測結果和檢測報告，可單獨顯示檢測不合格的數據，可對各環節需要檢測各類項目進行配置。

3.3、檔案利用

檔案利用主要包括：借閱申請、延期申請、歸還申請、在線預覽、檔案下載、檔案授權、檔案自動歸還和檔案查看導出。

★（1）借閱申請：在檔案數據通過歸檔審批或變更歸檔審批后，檔案借閱者可以借閱檔案。具備新增、刪除、后臺審核功能；

（2）延期申請：檔案借閱者能夠對借閱/借調的檔案進行延期，延長借閱/借調的時長。具備新增、刪除、后臺審核功能；

（3）歸還申請：對于借閱/借調結束時間已過的借閱記錄，檔案管理員可提交歸還申請，選擇需要歸還的檔案信息提交檔案管理員審核。具備新增、刪除、后臺審核功能；

（4）在線預覽：檔案借閱者能在線預覽通過借閱申請的檔案信息；

（5）檔案下載：檔案借閱者能下載查看通過借調申請的檔案信息，檔案打包完成后可進行下載；

（6）檔案授權：對于通過歸檔審批或變更歸檔審批的檔案數據，檔案管理員可以將檔案查看權限授權給檔案借閱者，被授權的借閱者可以在被授權期間查閱被授權的檔案信息；

★（7）檔案自動歸還：系統將借閱到期的檔案自動歸還，自動歸還的檔案信息不允許檔案借閱者繼續查看；

（8）檔案查看導出：系統為檔案管理員和檔案領導提供檔案查看、導出功能，展示已歸檔的檔案信息。

3.4、檔案統計

檔案統計主要包括：歸檔信息、借閱信息、下載信息和檔案信息，通過圖表展示各類信息資源使用情況。

★（1）歸檔信息：系統可統計對應天數內的電子檔案歸檔情況；

（2）借閱信息：系統可統計對應天數內的電子檔案借閱/借調次數；

（3）下載信息：系統可統計一年內電子檔案下載次數；

（4）檔案信息：系統可按照年度、密級、管理期限三種統計方式統計電子檔案歸檔的數量。

3.5、檔案鑒定與處置

系統需對歸檔檔案進行密級、保存年限鑒定，對于到期檔案需要進行處置，處置結果為銷毀的檔案需進行檔案銷毀，并進行相關操作。功能需包括銷毀清冊、檔案回收、檔案續存、檔案移交

（1）銷毀清冊：系統需支持檔案管理員對相應檔案的銷毀功能，包括檔案標記銷毀和徹底銷毀兩種方式。

（2）檔案回收：對于被標記銷毀的檔案，若檔案銷毀類型為標記銷毀，需可對被銷毀檔案進行回收。

（3）檔案續存：對于到期、超期但沒有被銷毀的檔案，需可執行續存操作。

（4）檔案移交：對于到期、超期但沒有被銷毀的檔案，需可執行移交操作。

3.6、檔案配置信息管理

檔案配置信息需包括：全宗信息、案卷目錄、文件目錄、配置文件，需通過對配置信息的管理，實現對檔案的全面管理。

3.7、后臺管理

后臺管理需包括操作目錄配置、日志管理、系統配置、檔案設置。

（1）操作目錄配置：系統需根據中心的要求配置相應業務的歸檔節點和歸檔目錄，包括工程建設、政府采購等相關業務。

（2）日志管理：需提供操作日志管理，記錄各類數據包及包內數據的準備、檢測、處置、解包、整理、歸檔等各環節過程中的所有日志及每個用戶操作的每個動作（登錄、增、刪、改、查等操作），可被系統自動記錄。對于系統定義的日志類型，不允許一般用戶刪除。整個站點要有日志管理來記錄所有操作，做到有據可查。

（3）系統配置：需包括組織管理（可對系統中各部門名稱等信息進行增、刪、查、改等維護，維持組織之間、組織與用戶之間、組織與系統權限、數據權限之間的聯系）、用戶管理（具備對三員用戶的增、刪、查、改配置功能，支持管理用戶的分組、分類管理以及按照功能和數據進行授權等功能。具備用戶口令和數字證書管理功能）、角色管理（具備角色的定義和增、刪、查、改等配置功能，權限賦予功能，具備用戶與角色的下發與回收等匹配功能）、模塊管理、界面管理（需能集中進行添加、刪除、修改和配置各類服務和應用）、流程配置（提供圖形化的業務審批流程定義方案，可以快速的構建各種需要控制的流程）、導入導出（具備各類關聯信息、日志數據的導入導出和打印功能）。

（4）檔案設置

檔案設置需包括：

（1）單位信息設置：具備單位、全宗號等信息維護的功能。

（2）檔案門類設置：具備多門類檔案管理功能，可新增、修改、刪除檔案門類。具備文書、音像（照片、錄音、錄像）等基本檔案門類預設功能。新增電子檔案門類可與電子文件、元數據和目錄信息的接受采集、分類編目、檢索利用、鑒定處置、統計打印等功能進行自動關聯。

（3）數據字典：具備建立、管理、維護各門類數據字典的功能。

（4）存儲路徑設置：具備依據檔號自動、逐級建立并命名電子檔案存儲文件夾功能，確保電子檔案存儲文件夾與元數據的唯一關聯。

3.8、數據對接

相關數據對接接口需包含以下：

★（1）與現有公共資源交易系統相關數據無縫對接，需實現包括項目信息、人員信息、音視頻等相關數據的無縫對接。

（2）預留與菏澤檔案館系統的對接接口，可實現檔案移交。

（3）預留電子檔案上“鏈”接口，需保障后期可運用區塊鏈技術，將電子檔案歸檔過程上鏈。

四、應遵循的法律法規及規范性文件

1、《歸檔文件整理規則》中華人民共和國檔案行業標準

2、《檔案著錄規則》DA/T18-1999

3、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/11822-2008）

4、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）

5、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》國家檔案局令第八號

6、《全宗卷規范》（DA/T 12—2012）

7、《山東省電子文件歸檔管理暫行辦法》

8、《中華人民共和國保守國家秘密法》

9、《中華人民共和國檔案法實施辦法》

10、《關于嚴禁用涉密計算機上國際互聯網的通知》（中保委[2003]4 號）

11、《計算機病毒防治管理辦法》（中華人民共和國公安部令第 51 號）

12、《計算機信息系統保密管理暫行規定》（國保發[1998]1 號）

13、《文書檔案案卷格式》（GB/T 9705-2008）

14、《文書檔案文件級目錄數據庫結構與著錄細則》（

DB34/T450-2004）

15、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB／T 18894—2016）；

16、《檔案交接文據格式》（GB／T1 3968—92）；

17、《歸檔文件整理規則》（中華人民共和國檔案行業標準 DA/T22-2015）

18、《會計檔案管理辦法》（財政部 國家檔案局 79 號令）

19、《照片檔案管理規范》（GB／T 11821—2002）

20、《檔案數字化外包安全管理規范》（檔辦發[2014]7 號）

21、《檔案著錄規則》（DA／T 18—1999）

22、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822—2008）

五、質量要求

5.1執行的技術標準

按國家檔案標準、山東省檔案局制訂的規范，以及甲乙雙方商定的技術要求執行；若技術標準中無相應規定，所提供內容應符合相應的國家標準或地方有關部門最新頒布的相應的正式標準或規范性文件。

5.2數字化加工各環節質量要求

存量電子檔案數字化加工主要包括以下環節:檔案整理、檔案處理、目錄建庫、數據掛接、數據驗收、數據備份等。

1、檔案整理。嚴格按照管理規定辦理檔案出庫手續。按照《檔案著錄規則》等要求，審核、修正檔案目錄。

2、檔案處理。對存量電子檔案文件（PDF 格式）進行質檢，檢查圖像偏斜度、清晰度、失真度等項目。對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，對方向不正的圖像應進行旋轉還原。對圖像頁面上出現影響質量的雜質應進行去污處理，但不能影響檔案原貌，對處理后的 PDF 文件進行保存。對處理后的 PDF 文件進行光學字符識別（OCR 識別）。

3、目錄建庫。按照采購人檔案管理要求建立目錄庫，系統提供自定義目錄結構，檔案門類、目錄字段長度、類型、顯示界面等都可以按管理要求，根據不同使用人管理權限進行自定義。目錄建庫完成后，打印紙質目錄。

4、數據掛接。以存量電子檔案數據庫為依據，將 PDF 文件存儲到相應文件夾。在確定 PDF文件名與目錄數據庫的檔號一致性和唯一性后，建立起一一對應的關聯關系。分件處理質檢合格后，匯總目錄數據與文檔數據，掛接到電子檔案管理系統中。

5、數據備份：在數字化加工實施過程中形成的重要數字化工作文檔應歸檔保存，應與電子檔案副本保存期限相同。使用保管的檔案數據時，應履行審批手續，不得擅自擴大利用和接觸范圍。必須保證檔案內容與檔案載體的安全，檔案不得丟失、泄密、損壞。經驗收合格的數據應及時進行備份，備份范圍包括目錄數據、全文數據、說明文件和其他文件。電子文件可存儲于移動儲存設備，提供本地封存保管和異地備份。

六、檔案整理技術需求

甲方負責收集齊全各門類載體檔案和資料，乙方負責整理檔案和資料，整理質量符合國家、行業相關標準和地方要求。

 

 

 

備注：帶★號為本項目需求的實質性條款

 

 12.8需求方案.pdf