社保檔案管理業務整理外包服務需求公示_招標網

社保檔案管理業務整理外包服務需求公示

信息發布日期：2016.05.26 標簽：廣東省招標深圳市招標

加入日期：	2016.05.26
地區：	深圳市

招標公告正文

( 社保檔案管理業務整理外包服務 )需求公示

項目名稱

社保檔案管理業務整理外包服務

采購類型

非協議采購

采購人名稱

深圳市社會保險基金管理局直屬分局

采購方式

公開招標

財政預算限額（元）

1500000

項目背景

1、建設電子檔案管理系統，并與現有業務操作系統關聯，使業務檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用，實現信息共享。

2、按3號令和檔案規范化管理要求，對掃描后的紙質檔案進行整理裝訂、集中上架，實現檔案電子化管理。

項目主要內容

1、檔案掃描整理。對市局、各分局、管理站的社保業務檔案400萬張進行數字化加工，即由中標公司分批進行檔案接收、整理、掃描（高速或平板掃描儀）、掃描圖像質檢、格式轉換、數字掛接校對、并將加工完成的數據（圖像）導入招標方數字化檔案管理平臺，實現與社會保險業務操作系統關聯。

2、掃描后的檔案整理裝訂入庫。對數字化加工之后的紙質檔案，按3號令和檔案管理規范要求重新進行整理裝訂、塑封，并完成加工的紙質檔案入庫上架。

3、電子化檔案數據

（1）、需要將檔案掃描加工的索引數據導入到招標方現有的檔案管理系統中，影像數據載入到招標方現有的iCAS存儲設備中，以滿足招標方現有檔案影像數據的查詢調閱；投標方需要承諾在將來由于招標方系統升級等情況，把數據轉移到NAS存儲設備中，并且不影像檔案系統的正常運行；

（2）、中標公司應數字化交付物驗收工具、接口標準、數據字典，以及兩年免費維護、咨詢和培訓服務，確保招標方數字化系統正常運行和維護。

投標人資質要求

（1）具有獨立法人資格；（2）必須具有經深圳市檔案行政主管部門備案核定的檔案中介服務資格，且業務范圍中含“檔案整理”（要求提供《檔案中介機構備案登記證書》作為符合該條件的證明資料）（3）近三年內無行賄犯罪記錄（由采購中心定期向市人民檢察院申請對政府采購供應商庫中注冊有效的供應商進行集中查詢，投標文件中無需提供證明材料）；（4）本項目不接受聯合體投標。

服務類清單

序號	采購計劃編號	需求內容	數量	單位	備注	財政預算限額(元)
1	PLAN-2016-311010-000002	社保檔案整理外包服務	1.0	項		1500000.0

具體技術要求

項目技術要求

（一）數字化加工場地、設備要求

1、投標方提供加工場地。

2、中標方自備完成檔案掃描加工服務所需的各種硬件設備（電腦、掃描儀、打印機、DVD光盤刻錄設備等）、軟件、辦公桌椅、各類耗材（紙張、夾子、白乳膠、文具等裝訂、裱補材料工具）等。

(二)、圖像檔案質量技術要求

1、總體質量要求

（1）掃描過程中不對檔案原件造成損傷。

（2）按照國家標準《紙質檔案數字化技術規范》。

（3）檔案掃描圖像與原件一致、整潔、清晰。

2、圖像檔案

符合國家《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T 31-2005）標準。黑白使用4G壓縮，彩色圖像使用JPG壓縮，黑白彩色圖像使用200dpi分辨率,黑白用TIF格式，彩色使用JPG格式儲存。原始材料上蓋公章和紙張為彩色的，應采用彩色掃描。黑白材料，則可采用黑白掃描。

掃描后的原始圖像需要進行優化處理，使得成品圖像清晰、端正。根據檔案掃描后的具體情況，要進行如下圖像處理：

（1）圖像歪斜：采用自動或手動糾偏功能，調整圖像角度。圖像偏斜度不超過2度，對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。

（2）圖像臟點、臟斑：對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循保持檔案原貌的原則。為了節省存儲空間，應對圖像進行裁邊處理，去除多余白邊。

（3）字跡洇透：采用字跡銳化的功能，清晰字跡筆畫。

（4）圖像深淺不一：采用平衡功能，調整圖像深淺一致。

（5）圖像拼接處信息要完整，不能缺少信息。

（6）將原始 (200Dpi)格式的圖像文件壓縮成TIFF (100Dpi)格式，最終提供給用戶的檔案數據200Dpi和100Dpi兩種格式各一份，并將上述兩種格式數據刻錄成一套DVD光盤，提供給用戶，保證圖像清晰，詳細需求見后“數據備份光盤要求”。

3、圖像數據掛接

（1）檔案掃描完成后，掃描文件以卷為單位進行存儲，案卷目錄應對應到相應圖像文件所在的文件夾；卷內目錄應對應到相應頁數的圖像文件。

（2）為確保數據掛接的正確性，檔案加工公司應確保檔案目錄數據與檔案掃描圖像的一一對應，確保加工掃描成果在招標方所使用的檔案管理系統中有效檢索和顯示。

（3）確保掃描圖像與案卷目錄、卷內目錄100%掛接正確，并將正確的數據導入社保技術局計算機的檔案數據庫中。

4、檔案掃描加工質量要求

（1）圖像要求：圖像完整、整潔、無歪斜、無黑邊、瀏覽及打印清晰。

（2）數據對應：檔案目錄數據（包含案卷目錄和卷內目錄）與掃描圖像100%正確對應。

（3）社保檔案按批次提供案卷給檔案公司。

社保局對檔案加工公司質檢后的掃描圖像進行抽檢，抽檢率為10%。當抽檢圖像合格率達到98%、掃描圖像與案卷目錄、卷內目錄100%掛接正確時，社保局可提供下一批次案卷，但中標方需對錯誤數據重新檢查修改，直到合格率達100%；如抽檢合格率低于99.9%，社保局有權不予提供錯誤數據并且不再提供下一批案卷，社保局將該批案卷全部退回給檔案加工公司重新檢查修改，直到質檢合格，由此造成的后果由檔案加工公司負責。

5、數據備份光盤要求

（1）一卷檔案的影像文件必須存放在同一張光盤上，不允許拆分。

（2）提交原始掃描圖像（TIFF 200dpi）及轉換后的圖像（TIFF 100Dpi）數據DVD光盤各1套。200 dpi數據光盤應包括：本盤內所包含檔案卷號及圖像清單（Excel格式）；

檔案掃描圖像文件和檔案目錄數據；100dpi數據光盤應包括：光盤檢索調閱程序（光盤自運行）。

（3）光盤封面要根據分盤時生成的索引項打印出光盤編號與檔案編號對應的光盤標簽。

（4）存儲的DVD光盤，必須為國際著名品牌金盤。

（5）提交光盤刻錄目錄表一套，記錄光盤號與案卷內容

（三）檔案掃描整理加工要求

1、檔案分類

符合中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局頒布的《社會保險業務檔案管理規定（試行）》《深圳市社會保險業務檔案管理實施細則（試行）》（深社保發[2010]68號）規定，以及深圳市社會保險基金管理局業務部門制定的業務檔案整理歸檔操作指引的要求。

2、掃描整理加工要求

（1）檔案若需拆線掃描,加工后按原貌歸檔裝訂。但原檔案材料存在碼放順序錯亂的情況，應按國家3號令規范整理。

（2）分類錯誤的業務檔案材料，應按國家3號令規定予以糾正。

（3）主表在前，附表在后。即每件檔案材料中主表材料必須在前，其附表材料碼放在主表后面。

（4）去除業務檔案材料上的雜物及金屬物。

（5）托裱，對小于A4紙張1/2的檔案材料，須用空白A4紙張進行裱托。托裱的粘合劑，采用無毒無害的白乳膠。

（6）修復，對破損的檔案紙張應進行修復。修復的粘合劑，也采用無毒無害的白乳膠。

（7）褶皺紙張需進行平整、撫平邊角。

（8）采用最為可靠的掃描設備和掃描方式完成檔案掃描，避免紙張褶皺、撕裂、破損等情況的發生。

（9）如遇到檔案紙張質地脆弱，破損，且不能直接通過掃描儀器的，應先行托裱，然后才進行掃描。

（10）為更好的展現檔案原貌,節省存儲空間，全部采用TIFF的存儲格式，掃描分辨率為200dpi。對于案卷中出現字跡較小、較密集等情況，可將分辨率提高到300dpi。

（11）掃描時，應根據紙張質地、底色、薄厚程度等因素，設置最佳的掃描明暗度、對比度設置，保證原始掃描圖像效果與原件吻合。

（12）采用平板進紙方式掃描，盡量確保紙張掃描時放置端正，從而保證原始掃描圖像無歪斜，減少后期處理可能帶來的圖像失真。

（13）對于檔案中大于A4的紙張，應當平攤開后進行整幅掃描。折子頁、圖紙、表格等應整頁掃描。超長頁需進行分頁掃描后，要拼接成一頁。

（14）為了確保檔案原貌，對于社會保險手冊、勞動手冊、勞動合同等檔案材料，不得將其拆開掃描。

3、檔號、頁碼編制

根據國家檔案相關規定正確編制檔號和頁碼。

4、索引著錄

（1）建立檔案索引字段。

（2）著錄

①單位文檔信息錄入：單位編號、單位名稱、組織機構代碼號碼。

②個人文檔信息錄入：個人電腦號、身份證號碼、姓名、單位名稱及編號。

5、組卷與裝盒

（1）組卷，由相同類型、年度、月份的若干件業務檔案組成一卷。每卷厚度以2.0-2.5厘米為標準。

（2）每盒檔案厚度小于或等于5厘米。

6、裝訂

檔案掃描完成后，要進行細致認真的裝訂。具體裝訂要求如下：

（1）遵循盡可能保持檔案原貌的原則，對掃描后的檔案進行裝訂。

（2）檔案裝訂應按照歷史檔案原有的裝訂方向進行，不可更換裝訂的位置（如：改右裝訂為左裝訂）。

（3）對于裝訂時某些頁面必須進行折疊的情況，應以盡可能地減少折痕數為原則，能不折疊就盡量不折疊。

（4）檔案裝訂必須采用專業裝訂線進行裝訂，不可使用金屬裝訂物；如原始檔案中發現金屬裝訂物，應予以剔除。

（5）檔案裝訂，應遵循“兩對齊”要求，即裝訂線一側邊緣對齊，檔案內頁下邊緣對齊。

（6）檔案裝訂應盡可能地按照原來的裝訂孔位進行穿線裝訂，盡量不要新打孔裝訂，力求保護原件。

（7）檔案裝訂空與卷邊緣距離應大于或等于1厘米。

（8）檔案裝訂，采用棉線三孔一線裝訂。裝訂必須結實，保證背脊和底邊的平直，線結在案卷后的中位。

（9）檔案裝訂后，應將案卷和卷內封面及目錄一并存放入塑封包裝進行真空塑封。

（10）正確著錄檔案包裝盒（包括盒面、背脊）。

7、卷內封面與目錄

（1）卷內封面與目錄制作，應符合《深圳市社會保險業務檔案管理實施細則（試行）》的規定。

（2）塑封，采用塑料包裝進行真空封裝。以5公分為一標準。

8、填寫案卷封面與備考表

（1）字跡清晰、端正。

（2）同一類型檔案應按三級目錄按年度排列。

（3）按同年度檔案的保管年限永久、100年、50年、10年分別排列。

（4）案卷號采用流水號編排。流水號統一采用阿拉伯數字。

（5）盒面與背脊中的全宗號、類別號、年度/月份、題名、保管年限、卷號、立卷單位、立卷人、立卷時間、單位編號、盒號等標識，應采用模章加蓋。

（6）備考表中的立卷人、檢查人、日期等，也采用模章加蓋。

9、檔案入庫上架

每批次驗收合格的檔案，應在指定的檔案庫房入庫上架。其運輸費用由中標人承當。

相應的軟件系統要求

（一）電子圖像檔案應具備查詢調閱功能，方便查詢調閱。

（二）提供外部數據導入接口，可將掃描數字導入社保局檔案管理系統。

（三）提供外部系統調閱端口，可以通過特定的條件，直接調閱數字化的檔案。

（四）提供數字化交付物驗收工具

（1）可以對每次交付數字化成果范圍內進行抽檢工具。

（2）抽檢內容為索引、影像清晰無遺漏、影像類型表示是否正確。

（3）系統自動生成每個抽檢批次的質量報告。

（4）提供抽檢不通過的返工功能，可以通過程序反饋到服務公司，并能跟蹤后續改進進展。

商務需求

1、服務期限：項目實施時間為一年（365個日歷日）。要求中標公司自合同起訂之日起一個月內開始檔案數字化加工，在一年內完成400萬張檔案掃描數字化處理工作。

2、中標公司應數字化交付物驗收工具、接口標準、數據字典，以及兩年免費維護、咨詢和培訓服務，確保招標方數字化系統正常運行和維護。

3、付款方式：按財委相關要求進行支付。

評標信息

序號	評分項					權重
1	價格					20
2	技術部分					64
	序號	評分因素	權重		評分方式	評分準則
	1	實施方案（工作措施、工作方法、工作手段、工作流程）	14		專家打分	1、對檔案管理系統建設目標、內容、用戶需求的理解程度 2、對招標文件用戶需求書的內容作全面細致響應。按照投標文件響應情況進行橫向比較，分檔評分：評價為優得80%-100%分數；評價為良得60%-80%分數；評價為中得30%-60%分數；評價為差不得分。評價為中或差應單獨作出書面說明。
	2	檔案安全控制	7		專家打分	檔案數字化加工過程中對于檔案安全控制方案切實可行。按照投標文件響應情況進行橫向比較，分檔評分：評價為優得80%-100%分數；評價為良得60%-80%分數；評價為中得30%-60%分數；評價為差不得分。評價為中或差應單獨作出書面說明。
	3	硬件設備情況	4		專家打分	服務中采用的硬件設備與流程、進度配合是否合理。按照投標文件響應情況進行橫向比較，分檔評分：評價為優得80%-100%分數；評價為良得60%-80%分數；評價為中得30%-60%分數；評價為差不得分。評價為中或差應單獨作出書面說明。
	4	服務質量保障	7		專家打分	1、數字化服務成果的質量保證措施通過客觀的軟件系統來實現，并有詳細的實現方法；（25%分數） 2、有切實可行的質檢控制方法；（25%分數） 3、檔案數字化加工系統必須非常靈活的適應社保業務檔案資料多樣性要求；(25%分數) 4、利用檔案數字化加工系統對檔案實體資料進行全加工周期的管理和查閱；(25%分數) 按照投標文件響應情況進行橫向比較，分檔評分：評價為優得80%-100%分數；評價為良得60%-80%分數；評價為中得30%-60%分數；評價為差不得分。評價為中或差應單獨作出書面說明。
	5	項目進度計劃、操作流程	6		專家打分	1、根據現有檔案類型和服務要求制定完整可行的服務計劃，有明確的時間表，有完整的服務管理方法及操作流程（60%分數） 2、工作崗位配置的合理性（40%分數）按照投標文件響應情況進行橫向比較，分檔評分：評價為優得80%-100%分數；評價為良得60%-80%分數；評價為中得30%-60%分數；評價為差不得分。評價為中或差應單獨作出書面說明。
	6	項目管理規章制度及違約承諾	6		專家打分	按照投標文件響應情況進行橫向比較，分檔評分：評價為優得80%-100%分數；評價為良得60%-80%分數；評價為中得30%-60%分數；評價為差不得分。評價為中或差應單獨作出書面說明。
	7	擬安排的項目負責人***	***		專家打分	根據投標人擬安排的項目負責人* 1、項目負責人* 2、項目負責人*** 以上2項累計計分，滿分100%分數。要求提供社保資料、職稱（資格）證書作為得分依據（所有資料均要求掃描件，原件備查）。評分中出現無證明資料或專家無法憑所提供資料判斷是否得分的情況，一律作不得分處理。
	***	擬安排的項目主要技術人員情況	5		專家打分	考察擬投入的數字化服務人員情況，不得少于50人，否則不得分。 1、數字化服務人員≥100人得100%分數； 2、100人≥數字化服務人員＞50人得50%分數；要求提供投標截止日前三個月的社保資料、職稱（資格）證書作為得分依據（所有資料均要求掃描件，原件備查）。評分中出現無證明資料或專家無法憑所提供資料判斷是否得分的情況，一律作不得分處理。
	9	應用軟件成熟度	7		專家打分	檔案數字化加工系統所使用的所有功能模塊都要有自主計算機軟件著作權得100%分數。要求提供相關資格（資質）文件掃描件（原件備查）作為得分依據。評分中出現無證明資料或專家無法憑所提供資料判斷是否得分的情況，一律作不得分處理。
	10	硬件選型的合理性	3		專家打分	使用的存儲產品具有信息安全認證的100%分數。要求提供相關資格（資質）文件掃描件（原件備查）作為得分依據。評分中出現無證明資料或專家無法憑所提供資料判斷是否得分的情況，一律作不得分處理。
3	綜合實力部分					11
	序號	評分因素	權重		評分方式	評分準則
	1	投標人注冊資金	1		專家打分	根據投標人注冊資金情況評分：注冊資金1000萬（或以上得100%分數；不足1000萬但不少于800萬得80%分數，不足800萬但不少于500萬得50%分數，不足500萬但不少于300萬得20%分數，不足300萬但不少于100萬得10%分數，不足100萬不得分。（由于新版營業執照未體現注冊資金，如提供新版營業執照，還需同時提供體現自身注冊資金信息的網頁截圖）
	2	投標人資格情況及通過相關認證情況	5		專家打分	1、通過ISO9001-2000國際質量體系認證得30%分數； 2、具有計算機系統集成資質得35%分數； 3、通過CMMI3級（或以上）認證得35%分數。以上3項累加計分，要求提供相關資格（資質）文件掃描件（原件備查）作為得分依據。評分中出現無證明資料或專家無法憑所提供資料判斷是否得分的情況，一律作不得分處理。
	3	投標人同類項目業績情況	3		專家打分	考察投標人2011年6月1日至本項目開標之日的業績（以簽訂的合同或履約驗收日期為準）： 1、考察投標人承擔同類業務檔案數字化軟件或數字化服務項目，根據掃描的累積數量進行評分：累積數量不少于一億頁得50%分數；不足一億頁但不少于5000萬頁得40%分數，不足5000萬頁但不少于2000萬頁得30%分數；2000萬頁以下不得分； 2、考察投標人承擔的行政事業單位檔案數字化軟件或數字化服務項目，每有一個得9%分數，依此類推，滿分50%分數。以上2項累加計分，滿分100%分數。、要求同時提供合同關鍵信息（通過合同關鍵信息無法判斷是否得分的，也可以提供能證明得分的其它證明資料，如合同甲方出具的證明文件等）及項目履約（驗收）合格評價文件（均要求掃描件，原件備查）作為得分依據。投標人在提供證明資料時要特別注意，證明資料中必須要體現相關業績是否滿足得分條件，以便專家判斷得分情況。評分中出現無證明資料或專家無法憑所提供資料判斷是否得分的情況，一律作不得分處理。
	4	投標人納稅情況	2		專家打分	考察投標人近三年（2013、2014、2015）的納稅情況。納稅額最多的得100%分數，納稅額排名第二的得80%分數，納稅額排名第三的得60%分數，納稅額排名第四的得40%分數，納稅額排名第五的得20%分數，第五名之后不得分。要求提供稅務部門出具的證明文件掃描件（原件備查）作為得分依據。評分中出現無證明資料或專家無法憑所提供資料判斷是否得分的情況，一律作不得分處理。
4	服務部分					5
	序號	評分因素	權重	評分方式		評分準則
	1	項目完成（服務期滿）后的服務承諾	5	專家打分		在提交服務成果后發現問題的改進方法的流程控制合理性。按照投標文件響應情況進行橫向比較，分檔評分：評價為優得80%-100%分數；評價為良得60%-80%分數；評價為中得30%-60%分數；評價為差不得分。

其他

1、本項目服務費采用包干制，應包括服務成本、法定稅費和企業的利潤。由企業根據招標文件所提供的資料自行測算投標報價；一經中標，投標報價總價作為中標單位與采購單位簽定的合同金額，合同期限內不做調整；

2、投標人應根據本企業的成本自行決定報價，但不得以低于其企業成本的報價投標；

3、投標人的投標報價不得超過財政預算限額；

4、投標人的投標報價，應是本項目招標范圍和招標文件及合同條款上所列的各項內容中所述的全部，不得以任何理由予以重復，并以投標人在中提出的綜合單價或總價為依據；

5、除非政府集中采購機構通過修改招標文件予以更正，否則，投標人應毫無例外地按招標文件所列的清單中項目和數量填報綜合單價和合價。投標人未填綜合單價或合價的項目，在實施后，將不得以支付，并視作該項費用已包括在其它有價款的綜合單價或合價內；

6、投標人不得期望通過索賠等方式獲取補償，否則，除可能遭到拒絕外，還可能將被作為不良行為記錄在案，并可能影響其以后參加政府采購的項目投標。各投標人在投標報價時，應充分考慮投標報價的風險。

附件

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