綜合檔案整理掃描（含檔案耗材采購）需求公示

檔案管理工作是規劃國土委各項工作的基礎，是行使政務公開、公共服務的前提工作。規劃國土檔案管理部門每年向政府部門、社會公眾提供大量檔案查詢服務。根據檔案管理的有關要求，需對日常工作中產生的各類檔案進行同步整理、掃描，提高檔案服務能力和水平。開展我市規劃國土綜合檔案日常同步整理和掃描工作，能為規劃國土檔案的利用服務帶來極大便利，對市規劃國土委檔案的統一、規范管理和安全保管意義重大，開展該項目十分必要。  

1.投標人必須先行注冊為深圳市政府采購中心的供應商。 2.投標人具有合法的經營資格、獨立的法人資格。 3.投標人應在近三年內無行賄犯罪記錄（由投標人營業執照住所地人民檢察院出具相關證明） 4.本項目接受聯合體投標，不接受轉包、分包。  

 

1.服務總體要求

 

對我市2015年7月至2016年6月接收的規劃國土綜合檔案約6.5萬卷進行日常同步整理和掃描工作。使檔案實體符合規劃國土房產檔案歸檔標準化要求，檔案掃描后的電子數據符合規劃國土房產檔案數字化要求。

 

整理、掃描場地由采購人提供。掃描設備由中標人提供。檔案整理工作中的所有工具與耗材費用（包括卷皮、卷盒），檔案掃描工作中的檔案運輸費用、工具與耗材費用、維修費用等一切費用均由中標人承擔。

 

項目地點：深圳市規劃國土委指定的行政轄區內的辦公場所（位于福田、南山、鹽田、龍崗、寶安、坪山、光明、龍華等地的9個場所）。

 

2.服務成果要求

 

	序號	成果內容	成果詳細清單及深度要求	形式
綜合檔案整理掃描（含檔案耗材采購）	1	技術文檔	①  實施方案（依照綜合檔案整理規范）   ②  自檢報告   ③  總結報告	文檔
	2	綜合檔案整理及數字化加工成果	整理檔案約6.5萬卷，掃描及錄入檔案庫的檔案約6.5萬卷；	經規范化整理的檔案實體；   掃描影像文件及錄入數據存儲于檔案數據庫

 

 

 

3. 歸檔、掃描工作流程和服務內容

 

（1）歸檔、掃描工作流程圖示

 

業務部門

收發文部門

檔案部門

收文（錄入收文信息、封裝）

處理（產生審批表、結果，在材料清單中添加新產生的文件材料）

歸檔文件受理（簽收，歸檔材料與發文分離，歸檔登記，發文轉發）

歸檔材料管理

歸檔（鑒別、分類、整理立卷）

發文

歸檔與材料發文

歸檔文件

掃描（建任務→掃描→圖像處理→特殊處理→批量上載→總校合卷、裝訂）

歸檔文件

案卷

案卷

影像

檔案庫

影像數據庫

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

（2）服務內容：

 

1）檔案接收

 

①檢查檔案資料：對檔案的完整性、真實性進行檢查。

 

②登記移交清單：逐一登記檔案實體移交清單。

 

③清點檔案份數與頁數。

 

2）編制檔號

 

按檔案整理要求對每一份檔案分類編號，方便檔案的查詢利用。

 

3）內部交接

 

為了確保檔案安全，在各工序環節中做好檔案交接登記。

 

4）組卷整理

 

包括拆釘、粘貼、折疊、排序、編頁號、蓋章、編目錄、填寫卷內備考表等環節。嚴格按照檔案整理規范整理檔案，例如，對中小紙張或殘缺檔案用規格為60g的A4幅面白紙裱糊，并與原檔案一起裝訂；破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復；折皺不平影響掃描質量的原件應先進行壓平或燙平等處理后再進行掃描。

 

5）掃描

 

包括檔案交接、建立任務、掃描、圖像處理、特殊處理、批量上載、合卷等環節。

 

6）總體檢查

 

①檢查檔案實體與檔案管理系統數據是否一致。

 

②檢查接收數據與入庫數據是否一致。

 

③檢查檔案整理、掃描各工序是否符合檔案整理、掃描規范。

 

7）裝盒

 

將檔案裝入標準檔案盒，填寫檔案盒內容。

 

8）移交入庫

 

向檔案管理員移交檔案。

 

4.掃描圖像質量要求

 

掃描后的原始圖像需要進行優化處理，使成品圖像清晰、端正。例如：

 

（1）圖像歪斜：圖像偏斜度不超過2度，采用自動或手動糾偏功能，對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。

 

（2）圖像臟點、臟斑：對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循保持檔案原貌的原則。

 

（3）字跡洇透：采用字跡銳化的功能，清晰字跡筆畫。

 

（4）圖像深淺不一：采用平衡功能，調整圖像深淺一致。

 

（5）圖像拼接處信息要完整，不能缺少信息。

 

5.檔案裝訂要求

 

實體檔案整理、掃描完成后，要遵循保持檔案原貌的原則，對掃描后的檔案進行裝訂，具體要求如下：

 

（1）應按照歷史檔案原有的裝訂方向裝訂，不可更換裝訂的位置。

 

（2）裝訂時某些頁面必須折疊時，應盡可能地減少折痕數。

 

6.檔案裝具、卷盒要求

 

檔案卷皮、卷盒的制作，參照國家檔案局“DA/T24-2000無酸檔案卷皮卷盒用紙及紙板”標準制作，其它裝具必須符合國家關于檔案整理裝具的要求。采購人將中標人提供的每一批次進貨中抽檢檔案卷皮、卷盒、裝訂的裝具送往相關質檢部門質檢，如發現不合要求的，責令中標人更換，直到符合要求為止。

 

7.主要設備及工具耗材要求

 

（1）配置符合國家檔案設備、耗材要求的臺式電腦、中速掃描儀（或高于該配置）、平板掃描儀（Ａ3幅面）、工程掃描儀（A0幅面）、復印機、打印機（Ａ3幅面）等設備及設備耗材。設備及設備耗材由中標人提供，設備維修費用由中標人承擔。

 

（2）檔案搬遷的交通運輸設備由中標人提供。

 

（3）需按采購人的保密、安全要求，進行設備處理及網絡布線，以及軟硬件及網絡的維護。

 

8.數字化上傳要求

 

檔案條目數據和原文數據都應在當天晚上由本地上傳到中心服務器。檔案數字化加工應用管理軟件由采購人提供。

 

9.檔案整理安全保密、規范性要求

 

歸檔資料全部按規范整理、掃描入庫，要求安全、保密、規范。中標人需提供保證檔案實體和檔案信息安全的具體措施和承諾，并與采購人簽訂保密承諾書，且中標人必須確保無涉外人員參與項目工作。

 

（1）安全保密性：保持資料的完整，出庫入庫保持一致，檔案內容不得外泄。

 

（2）規范性：在采購人提供整理、掃描的軟件環境中，中標人必須有嚴格的操作規范流程；在檔案的清理、整理、掃描、加工過程中，必須嚴格遵守采購人的相關檔案管理制度；在檔案的清理、掃描、加工的各個環節均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊；在數字化工作完成的同時建立起完整、規范的記錄。經過整理、掃描的檔案，保證分類清晰，條目準確，滿足檔案查閱的規范要求。

 

（3）中標人完成本項目時，其為本項目開展提供的設備應由采購人進行安全處理（如對硬盤數據的處理等）完后，再由采購人歸還中標人。

 

（4）如采購人提供的檔案整理掃描場地沒安裝監控設備，中標人應自行安裝監控設備，監控設備由采購人監管，待項目完成后，可由中標人搬走。

 

（5）中標人由于管理不善造成檔案的損壞、遺失或內容外泄，除賠償一定的經濟損失外，情節嚴重的送往相關部門追究其刑事責任。  

 

1.項目完成期限要求

 

本項目要求自合同簽訂之日起365個日歷日內完成。

 

根據市財委《深圳市財政委員會關于2015年深圳市政府采購有關事項的通知》（深財規[2015]2號）第五部分第一條第3款“長期服務項目應在招標文件及中標通知書中明確合同期限可以延長，但最長不超過3年，具體執行的期限由單位根據中標供應商履約情況確定”的規定，本項目完成后，可以作為長期服務項目申請延續合同，具體執行的期限由采購人根據中標供應商履約情況確定。

 

2.組織實施要求

 

投標人需提供對項目跟蹤管理的實施細則，詳盡列出所需完成的工作內容以及各個階段的時間表。投標人需說明項目人員組織和投入情況，項目管理制度；要求項目負責人***

 

3.項目人員安排要求

 

投標人在投標書中所寫項目組成員一定是參與本項目服務的管理或者工作人員，不得隨意更改，否則視同違約。本項目要求安排項目負責人1人；聯合體投標的，必須指定聯合體中的一方作為主體。要求項目負責人***

 

4.報價要求

 

（1）投標單價：本項目投標單價分為各類檔案采購數量的整理單價和掃描單價。

 

（2）投標人所提交的《報價詳細構成》必須滿足以下要求：

 

①各類檔案的每卷整理單價和掃描單價。檔案的復雜程度、分類及大致比例（見下表），僅供投標人計算工作量時參考。中標價及結算價均以整理單價和掃描單價為準。預計的檔案數量不作為計算單價的依據，最終數量以實際結算為準。

 

序號	檔案類別	預計數量   （卷）	整理單價   （元/卷）	掃描單價   （元/卷）
1	文書檔案（黨群工作檔案、行政管理檔案、業務管理檔案）	3萬
2	業務檔案（會計檔案、城市規劃編制管理檔案、用地管理檔案、市政工程報建管理檔案、建筑工程報建管理檔案、房地產市場與行業管理檔案、土地整備管理檔案、行政監察檔案、地礦管理檔案 、測繪管理檔案、地名管理檔案、項目成果檔案等）	3.5萬

②投標人的《報價詳細構成》中必須包含各類檔案的投標綜合單價。投標人所報的各類檔案整理/掃描的綜合單價應包括（且不限于）直接費、間接費、設備費、設備維修費、材料費、耗材、各種管理費、利潤以及稅金等全部費用。投標人中標后不得在原報價的基礎上再提出任何增加費用的要求。

 

③檔案單位（卷）定義：原則上一次業務辦理過程形成的文件組成一個案卷，實體按業務類別分類，并按檔號順序整理立卷排架。無論材料多少，均以一次辦文編號組卷。

 

（3）報價幣種為人民幣。

 

5.項目預算費用、項目結算和付款方式

 

（1）項目預算費用：人民幣196萬元。

 

（2）項目結算：如實際發生量在預算范圍內，按各類檔案的中標單價及實際完成的各類檔案數量結算總價；如實際發生量超出預算范圍，則中標價為本項目包干價（即須完成合同期內的所有工作量）。

 

（3）付款方式：分三期，首期款于合同簽訂后，支付乙方合同總價的30%，第二期款于完成檔案工作量80%時，支付乙方合同總價的40%。尾款于項目合同完成并驗收合格后，支付乙方合同總價的30%（根據上述結算的不同情形，分別按實際完成工作量或按包干價結算余款）。

 

6.項目驗收要求

 

采購人指定質檢員對檔案實體、電子數據抽樣甚至逐件檢查，對符合入庫要求的檔案由雙方在入庫單上簽字確認，作為檔案整理、掃描完成的驗收憑證。相關要求如下：

 

（1）按照國家標準《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T 31-2005）、深圳市檔案質量標準及深圳市規劃國土委專業檔案整理掃描規范等，對檔案進行整理、掃描。

 

（2）采購人提供給中標人的歸檔材料數量，要與中標人整理掃描后返還的檔案數量保持一致。

 

（3）生成的檔案掃描分辨率不低于200dpi，辦文結果、紅頭文件等彩色掃描，其他文件黑白掃描。

 

（4）檔案掃描圖像要進行去黑邊等處理。

 

（5）經掃描的檔案實體與檔案掃描影像數據一一對應。保證檔案掃描圖像整潔、清晰

 

（6）確保在整理、掃描過程中不對檔案原件造成二次損傷。

 

（7）采購人對中標人質檢后的掃描圖像進行抽檢，抽檢率為10%。當抽檢圖像合格率達到98%、采購人可提供下一批次案卷，但中標人需對錯誤數據重新檢查修改，直到合格率達100%；如抽檢合格率低于98%，采購人將該批案卷全部退回給中標人重新檢查修改，直到質檢合格，由此造成的后果由中標人負責。

 

7.獎優罰劣措施

 

為改革項目管理方式、促進工作質量提升，本次項目結束需經過工作質量評估，評估結果影響付款標準：評估結果為合格的，按照中標價格進行結算；評估結果不合格的，則按照中標價格下浮 10 %結算。評估方式和標準按深圳市規劃國土委《檔案整理掃描質量檢查規范》執行。

 

8.注意事項

 

（1）中標人不得將項目非法分包或轉包給任何單位和個人。否則，采購人有權即刻終止合同，并要求中標人賠償相應損失。

 

（2）投標人若認為招標文件的技術要求或其他要求有傾向性或不公正性，可在招標答疑階段提出，以維護招標行為的公平、公正。

 

（3）投標人使用的標準必須是國際公認或國家、或地方政府頒布的同等或更高的標準，如投標人使用的標準低于上述標準,評標委員會將有權不予接受，投標人必須列表將明顯的差異詳細說明。

 

 

 

（4）投標人所提交的投標文件對技術參數和各項要求的響應應列出具體內容。如果投標人只注明“符合”或“滿足”，將被視為“不符合”，并可能嚴重影響評標結果。

 

（5）按照市檔案局文件要求，本項目不得外包給有外資背景或外籍人員的公司。

 

9.違約承諾

 

違約承諾函

 

一、項目實施時限承諾

 

1、嚴格按照采購人同步歸檔時限的要求：檔案自接收起48小時內完成整理掃描，72小時內完成歸檔上架。

 

2、若因我方原因，導致項目進度延誤，接受發標方如下處罰：每積壓1卷檔案，處罰人民幣100元，處罰金額累計無上限。

 

二、項目人員承諾

 

1、 我司在投標書中所列項目組成員一定是參與本項目服務的管理或者工作人員，不會隨意更改，否則視同違約。我司將安排項目負責人1人，項目實施人員不少于15人。項目負責人和主要技術人員，其中持有《深圳市檔案工作人員上崗資格證書》的主要技術人員9人（具體人員名單見標書響應綜合實力部分第3項）。項目負責人***

 

2、我司保證投標時填報的項目負責人和主要技術人員的穩定，人員流動比例不超過20％，未經發標人同意，項目負責人和主要技術人員不會隨意變更。在項目實施過程中，如發現擅自更換項目負責人***

 

3、我司無條件配合采購人業務系統升級改造過程中引發的檔案整理掃描流程的變革，且由此產生的人員變化及其費用均由我方承擔。

 

三、安全保密承諾

 

嚴格遵守國家法律法規，遵守與采購人簽訂的《安全保密承諾書》，保證檔案信息的安全保密，如因我方原因造成檔案的損壞、遺失或內容外泄，接受采購人如下處罰：

 

（1）損壞一卷檔案處罰5萬元；外泄檔案內容，經查實一次處罰5萬元； 丟失檔案一卷處罰10萬元。

 

（2）以上情況出現，采購人有權解除合同。

 

（3）中標方因檔案的損壞、遺失或內容外泄等對發標方造成重大損失的，按相關法律，追究中標方相應責任。

 

 

 

 

                                             承諾人：          

 

年   月   日

 

   

序號	評分項					權重
1	價格					20
2	技術部分					42
	序號	評分因素		權重	評分方式	評分準則
	1	實施方案（工作措施、工作方法、工作手段、工作流程）		13	專家打分	根據招標文件的需求和投標文件響應情況進行橫向比較，分檔評分：評價為優得80%-100%分數；評價為良得60%-80%分數；評價為中得30%-60%分數；評價為差不得分。
	2	項目重點難點分析、應對措施及相關的合理化建議		7	專家打分	根據招標文件的需求和投標文件響應情況進行橫向比較，分檔評分：評價為優得80%-100%分數；評價為良得60%-80%分數；評價為中得30%-60%分數；評價為差不得分。
	3	質量（完成時間、安全、環保）保障措施及方案		11	專家打分	根據招標文件的需求和投標文件響應情況進行橫向比較，分檔評分：評價為優得80%-100%分數；評價為良得60%-80%分數；評價為中得30%-60%分數；評價為差不得分。
	4	項目完成（服務期滿）后的服務承諾		6	專家打分	根據招標文件的需求和投標文件響應情況進行橫向比較，分檔評分：評價為優得80%-100%分數；評價為良得60%-80%分數；評價為中得30%-60%分；評價為差不得分。
	5	違約承諾		5	專家打分	按照招標文件要求提交加蓋公章的違約承諾函，滿足要求的得滿分；不提交或者提交的不滿足要求的不得分。
3	綜合實力部分					31
	序號	評分因素		權重	評分方式	評分準則
	1	投標人資格情況及通過相關認證情況		4	專家打分	投標人具有質量管理體系或高新技術企業認定證書，得100%分數。要求提供相關資格（資質）文件掃描件（原件備查）作為得分依據。   評分中出現無證明資料或專家無法憑所提供資料判斷是否得分的情況，一律作不得分處理。
	2	擬安排的項目負責人***		***	專家打分	考察內容：項目負責人***   提供聘用合同和其他證明材料（如投標單位社保繳交證明）掃描件，原件備查。未提供聘用合同掃描件的，不得分。按照投標文件響應情況進行橫向比較，分檔評分：評價為優得80%-100%分數；評價為良得60%-80%分數；評價為中得30%-60%分數；評價為差不得分。
	***	擬安排的項目團隊成員（主要技術人員）情況（項目負責人***		***	專家打分	擬安排的主要技術人員（項目負責人***   評分中出現無證明資料或專家無法憑所提供資料判斷是否得分的情況，一律作不得分處理。
	***	項目擬使用的車輛（場地、工具、機器）情況		8	專家打分	考察擬使用的車輛（場地、工具、機器）情況（自有、租賃均可）：   擬投入項目使用的掃描儀，掃描速度中速（60P/分鐘以上）或更高配置，且購置年限在3年以內的，每臺得5%分數，超過3年的，不得分。以上分數可累加，滿分為4分。         擬投入項目使用的電腦，內存為1G或更高配置，且購置年限在3年以內的，每臺得3.5%分數，超過3年的，不得分。以上分數可累加，滿分為3分。         擬投入項目使用購置年限在3年以內的打印機，每臺得1.5%分數，超過3年的，不得分。以上分數可累加，滿分為1分。         自有設備要求提供購買發票，租賃設備要求提供租賃合同和發票作為得分依據。   評分中出現無證明資料或專家無法憑所提供資料判斷是否得分的情況，一律作不得分處理。
	5	環保執行情況		1	專家打分	要求投標人就是否受過環保主管部門行政處罰作為得分依據；以投標人在投標文件中提供的承諾作為依據；若隱瞞情況虛假應標將被廢標并報主管部門處理。采取客觀化評分；受過行政處罰不得分。
	6		服務網點	3	專家打分	深圳企業，或非深圳企業但在深圳市有合法注冊的分公司或辦事處等機構的，得滿分（須在投標文件中就設立的機構類型進行說明，并提供機構營業執照掃描件，原件備查）；否則不得分。
4	誠信情況					7
	序號		評分因素	權重	評分方式	評分準則
	1		誠信評價	5	專家打分	根據《深圳市財政委員會關于加強招投標評審環節誠信管理的通知》（深財購[2013]27號）的要求，投標人在參與政府采購活動中存在誠信相關問題的，本項不得分，未出現相關誠信問題的得滿分。以深圳市政府采購中心供應商庫中的處罰記錄為準。投標人無需提供任何證明材料，由采購中心工作人員向評委會提供相關信息。
	2		履約評價情況	2	專家打分	根據深圳市政府采購中心項目履約情況現場抽檢結果，投標截止日前一年內（以深圳市政府采購中心網站《關于給予供應商履約評價差的函》的落款日期為準），供應商履約評價出現評價為“差”的，本項不得分。未評價為“差”的，得滿分。投標人無需提供任何證明材料，由采購中心工作人員向評委會提供相關信息。