檔案處理系統設備及軟件招標公告

項目編號：2008CGFJ1552
尊敬的供應商：
根據《中華人民共和國政府采購法》的規定，合肥市政府采購中心受合肥市財政局的委托，擬就合肥市勞動保障局檔案處理系統設備及軟件采購 項目以競爭性談判的方式進行政府采購。
一、 采購項目內容：合肥市勞動保障局檔案處理系統設備及軟件采購 詳見附件3
二、 采購項目性質：本次談判采購項目屬于貨物類項目
三、 供應商資格： 1.符合《政府采購法》第二十二條規定 ;
2.具有類似項目成功案例.
四、 供應商須提交的談判資料內容：
1、經年檢有效的營業執照和稅務登記證的復印件或影印件;
2、法人代表授權書（原件，若法人代表本人參與談判則不需此件）；
3、上年度財務報表復印件（含資產負債表、損益表）；
4、公司基本情況介紹；
5、有權機構出具的資信證明（如果有的話）；
6、產品榮獲的榮譽證書（如果有的話）；
7、ISO9000系列質量管理體系認證證明資料（如果有的話）；
8、提供至少3個2006年至今已經完成的類似項目業績證明（不低于30萬元）（須附合同和用戶驗收報告）
9、其他談判供應商認為合適的資格證明材料（如果有的話）；
10、完工期及服務承諾等；
11、貴公司愿意說明的與本次軟件采購有關的其他問題，如要求業主承擔的配合工作等.
注意：
談判供應商應確保上述證明文件的真實性、有效性及合法性，否則，由此引起的任何責任都由談判供應商自行承擔。
以上證明文件，除注明為“如果有的話”，均應提供。
五、談判時間和地點：
1、談判日期：2008年11月25日9時0分
2、談判地點：合肥市政府采購中心三樓3007談判室
六、接收報價書日期：2008年11月25日8時30分至2008年11月25日9時0分，提前、逾期遞交的報價書或不符合規定的報價書恕不接受。（報價書要求正本1份，副本2份，必須密封且外信封蓋有騎縫章）
七、談判文件發售辦法：
1、發售時間： 2008年11月18日——2008年11月21日（不含雙休及節假日）上午8：30-11：30，下午2：30-5：00
2、談判文件價格：200元
3、發售方式：傳真、電子郵件***
接收電子郵件地址：***
八、談判保證金辦理方式：
1、參加談判的供應商應在談判開始之前，提交金額為（肆仟元人民幣）的談判保證金，作為談判的一部分。談判保證金可采取下列任何一種形式：
（1）異地電匯（應提交加蓋銀行轉訖章的回單）。
（2）本地轉帳（應提交加蓋銀行轉訖章的回單）。
（3）誠信保證金（應提交誠信保證金繳納憑證）
注：采購中心不接受以現金形式提交的投標保證金。投標保證金繳納單位名稱須與投標單位名稱必須一致。
2、談判開始時，對于未按要求提交談判保證金的報價，采購中心將予以拒絕。
3、采購中心將在成交通知書發出后五個工作日內退還未成交供應商的談判保證金，在采購合同簽訂后五個工作日內退還成交供應商的談判保證金，不計利息。
4、下列任何情況發生時，談判保證金將不予退還：
（1）成交供應商未在規定期限內簽訂合同；
（2）成交供應商未在規定期限內提交履約保證金和中標服務費。
九、談判的評審方法及標準：
本次談判活動采用 排序 方法評審。
排序法：在全部滿足談判文件實質性要求前提下，談判小組綜合考慮各報價人的技術、資質、服務以及報價情況，對各報價人進行排序，以名次最前的供應商作為成交侯選供應商。
談判活動中，對每位參加談判并通過初評的供應商均給出最后一次書面說明和最終承諾報價的機會。談判小組將根據談判情況對供應商進行排序并根據排序結果推薦候選供應商，排第一名的計3分，排第二名的計2分，排第三名的計1分。采購中心工作人員對談判小組的排序結果累計匯總得出候選供應商的評分，匯總評分時采購中心根據供應商的最終得分由高到低確定成交候選順序。如得分相同，按照報價低者優選的順序；得分和報價均相同，按照所投產品的技術指標優選的順序。
初評表：

序號 指標描述 備 注
1 營業執照 需年檢有效
2 稅務登記證 有效的稅務登記證
3 法定代表人授權書 原件,若法人代表本人參與投標則不須此件
4 投標保證金 按時足額提交
5 標書響應情況 相應招標文件的實質性要求，包括招標所須貨物的數量及技術要求；付款響應、供貨要求等
6 標書規范性 若未按規定的格式填寫，編排混亂、無序，內容不全或字跡模糊，辨認不清為不規范，則初評不合格。
7 資質條件 招標公告要求的資質證明文件
十、供應商須知：
1、供應商應確保其所提供的談判資料的真實性、有效性及合法性，否則，由此引起的任何責任由其自行承擔。
2、為保證談判活動順利進行，供應商應派相關技術人員進行現場答疑，供應商應按要求做好相關準備。
3、談判小組首先將對各供應商基本資格進行符合性審查，同時對談判資料的響應性進行初審，未通過初審的供應商將不參與談判。
4、談判小組將與供應商就一次報價、設備配置及售后服務等內容進行談判.。供應商最終承諾報價是簽訂合同的最終依據。
5、成交供應商應在合同簽訂前向合肥市政府采購中心提交合同總價5%的履約保證金（期限一年）并向采購中心提交合同總價1.5%中標服務費。
6、采購雙方必須嚴格按照談判文件、投標文件及承諾簽訂采購合同，不得擅自變更。對任何因雙方擅自變更合同引起的問題采購中心概不負責，合同風險由雙方自行承擔。
7、我中心一律不予退還投標人的投標文件。
8、供應商對本函如有不清楚之處，請及時與我中心聯系，我中心將盡快予以答復。
十一、付款方式：
本合同以人民幣付款。
甲方根據合同辦理付款材料報至相關部門，支付至合同款項。
十四、聯系方法***
單位：合肥市政府采購中心
地址：***
本項目聯系人***
電話：***
傳真：***
郵編：230001
開戶行：徽商銀行鼓樓支行

附件1：
法人代表授權書
本授權書聲明： 公司（工廠）的 （法人代表姓名、職務）代表本公司（工廠）授權 （被授權人的姓名、職務）為本公司（的合法代理人，參加合肥市政府采購中心“ ”采購項目（項目編號： ）的投標、合同簽訂，以及合同執行等活動，其可以本公司名義處理一切與之有關的事務。
特此聲明。

法人代表簽字：
職務：
代理人（被授權人）簽字：
職務：
投標人名稱(加蓋公章)：
地址：***
日期：

附件2:
投標保證金及履約保證金退還聲明

我單位投標保證金及履約保證金到期后請匯至如下帳號：
收款單位：
開 戶 行：
銀行帳號：
備注：1、本表在談判現場與談判保證金一起交于采購中心項目負責人***
2、收款單位名稱必須與投標單位名稱一致，否則由此造成的保證金無法退還或遲延退還，我中心概不負責。
投 標 人：
（公章）






附件3：采購需求及方案：






合肥市勞動局
綜合檔案管理系統




建設方案


目 錄

第1章 項目概述 1
1.1 項目名稱 1
1.2 領導機構和項目實施機構 1
1.3 運行維護機構 1
1.4 項目背景 1
第2章 需求分析 3
2.1 總體設計要求 3
2.2 業務需求 4
2.3 系統軟件需求 4
2.4 數據接口標準定義和數據交換技術 5
2.5 系統安全需求 6
2.6 系統功能指標 7
2.7 安全性指標 8
2.8 系統性能指標 8
第3章 總體建設方案 9
3.1 總體設計原則 9
3.2 總體建設目標 10
3.3 系統邏輯結構 10
3.4 系統技術路線 12
第4章 系統功能設計 14
4.1 存儲體系結構 14
4.2 檔案管理 14
4.2.1 數據管理 14
4.2.2 綜合管理 14
4.2.3 檔案統計 16
4.2.4 鑒定銷毀 17
4.3 多全宗管理 17
4.4 文件管理 18
4.5 收集整編 18
4.6 系統設置與維護 20
4.6.1 系統設置 20
4.6.2 系統維護 21
4.7 開發利用 22
4.7.1 借閱管理 22
4.7.2 統計年報 24
4.7.3 檔案編研 24
4.7.4 信息服務子系統 25
4.7.5 光盤制作 27
4.7.6 工作量統計 27
4.8 擴展功能 27
4.8.1 數字化加工管理子系統 27
4.8.2 數據一體化歸檔接口 29
4.8.3 門戶系統集成 30
4.8.4 CA集成 31
4.8.5 利用審批流程 31
4.8.6 專用檢索引擎 31
第5章 系統技術特點 32
5.1 圖像處理技術 32
5.2 OCR技術的應用 32
5.3 檔案管理平臺技術 33
5.4 全文檢索技術 33
5.5 多格式文件瀏覽技術 34
5.6 流媒體在線播放技術的集成 34
5.7 可擴展支持多種安全技術 34
5.8 雙層PDF技術 34
第6章 系統配置要求 35
6.1 數據庫 35
6.2 網絡操作系統 35
6.3 中間件服務器 35
6.4 服務器設備 35
6.5 存儲設備 35
6.6 網絡帶寬 36
第7章 數字化加工方案 37
7.1 數字化加工實施方案 37
7.1.1 實施前的準備 37
7.1.2 安裝、調試和配置 37
7.1.3 信息采集和加工流程 38
7.1.4 檔案的出庫 38
7.1.5 案卷的拆分 38
7.1.6 掃描 39
7.1.7 圖像的編輯和修整 39
7.1.8 OCR 39
7.1.9 著錄 40
7.1.10 圖像和目錄的掛接匹配 40
7.1.11 質量檢驗 40
7.1.12 案卷還原 40
7.1.13 入庫 40
7.2 管理規范及流程 40
7.2.1 安全保密協議 40
7.2.2 施工場地管理規范 41
7.2.3 檔案實體管理規范 42
7.2.4 數據采集規范 42
7.2.5 檔案實體管理流程 43
7.3 實施人員及項目實施組織 44
7.3.1 實施人員 44
7.3.2 組織管理 45
7.4 驗收標準和方案 45
7.5 售后服務和培訓方案 46
7.5.1 售后服務和技術支持 46
7.5.2 數據采集相關培訓 46
第8章 人員配置與培訓 47
8.1 人員配置計劃 47
8.2 人員培訓方案 47
8.2.1 培訓目標 47
8.2.2 培訓實施過程 47
8.2.3 培訓規范 48
第9章 項目實施進度 50
第10章 風險分析及對策 52
10.1 軟件風險管理 52
10.1.1 風險的分類 52
10.1.2 風險的識別 52
10.1.3 風險評估 53
10.1.4 風險的評價 53
10.1.5 風險的駕馭和監控 53
10.2 應急預備組織 55
10.3 應急計劃 55

項目概述
項目名稱
項目名稱為合肥市勞動局綜合檔案管理系統。
領導機構和項目實施機構
項目領導和實施機構為合肥市勞動局。
運行維護機構
項目運行維護機構為合肥市勞動局。
項目背景
隨著各行業各領域的信息化水平的不斷提高以及對檔案信息化的認識不斷深入，檔案管理工作日益受到重視，人們對檔案管理信息系統的定位提出了越來越高要求的同時也面臨著許多新的問題。檔案管理信息化主要面臨著如下新的應用需求和挑戰：
檔案類型繁多、層出不窮。檔案管理信息系統需要管理的檔案種類越來越多、越來越復雜，幾乎涉及到了各行各業所有的檔案信息，包括實體檔案和電子檔案。這要求檔案管理信息系統幾乎要包容所有的檔案實體類型和電子檔案類型，并能管理好。同時，還要適當兼容將來可能出現的檔案實體類型和電子檔案類型；
信息檔案化。各行各業的大多數單位都建立了各種信息系統，但在經過一定的產生和利用后，這些系統中的信息累計得越來越多，這些信息系統內的電子信息的出口卻是一個重大問題，需要按檔案管理規章制度的要求歸檔到檔案管理系統中；
開放性應用。檔案管理信息系統不再是一個簡單的封閉的管理系統，它應是整個信息化平臺中重要的應用系統。它需要與幾乎所有的信息系統、尤其是業務系統進行一體化聯接，實現信息的雙向流動和共享。因而，要求檔案系統具有良好的開放性和數據兼容能力；
檔案管理工作前移，為現實工作服務。檔案管理信息系統不再被認為是起到保管過期資料的作用，而被要求深入到各個業務過程中，從信息的產生階段和現行階段就介入，以便為現實工作服務。這樣就要求檔案管理工作前移，與各項工作緊密結合；
新應用要求和新技術集成。隨著檔案管理應用的需求不斷深入，需要集成進入更多的新技術成果。這要求檔案管理信息系統具有良好的可擴展性，以便集成新的應用技術；
異構數據海量存儲。在檔案管理范圍不斷擴大、應用不斷深入的同時，不得不面臨日益增長的海量檔案數據的存儲問題，并且這些檔案數據是異構的、多種類型的。因而，要求檔案管理信息系統具備靈活高效的存儲體系結構。
針對上述出現的新的問題和要求，各級政府部門也在逐漸加強數字化檔案管理的建設，合肥市勞動局綜合檔案管理系統也正是在此背景下的建設項目。合肥市勞動局在新大樓的建設中，規劃出600平米的檔案室，擁有500立方米的密集架，用于連接所有二級機構，本項目建設方案也是基于此環境的設計。
需求分析
總體設計要求
（1）系統適用年限要求：保證軟硬件至少在5年內滿足需要，在對系統更新時，系統所有數據可以通過適當的遷移或不需轉換即可完整無誤地轉入新的系統中。
（2）支撐軟件要求：系統的支撐軟件要采用目前最先進的體系結構，與原有系統具有良好的接口和高度兼容性，并根據客戶的具體業務要求選取性價比最高的方案。
（3）數據庫系統要求：要充分滿足大容量數據存儲和利用的要求，并保證系統的安全性和穩定性。
（4）網絡通信要求：檔案管理中心網絡滿足主干千兆、桌面百兆的數據通信要求，政務專網、政務外網滿足100M通訊要求，支持多種連接協議（Ipv6、XML、J2SE等）。
（5）用戶操作要求：符合通用軟件的操作習慣，能夠簡單方便地處理相應業務，用戶不需要做特殊的技術均可以方便地操作系統。
（6）系統響應要求：不考慮網絡傳輸速度影響，在應用系統建設時選擇的硬件產品的條件下，對于百萬記錄級（文字）復雜聯合條件檢索時，系統響應速度不低于10秒，其他多媒體文件目錄搜索速度也應不低于該速度，全文檢索可以稍低一些。
（7）安全保密要求：安全保密對一個系統的安全運行非常重要，對系統的所有用戶進行分級管理，設置不同的角色，每個角色分配不同的操作權限和數據權限，電子檔案管理中心用戶和政務專網用戶登錄系統都要進行身份驗證，到電子檔案管理中心利用檔案的用戶，需用戶出示有效證件，系統進行登記后，由系統管理員進行臨時賦權，給予其一個臨時用戶名和密碼，系統超級用戶可用智能卡和計算機認證相結合的方式進行控制，系統指定超級用戶用哪些計算機，超級用戶必須同時提供正確的智能卡和用戶密碼才可以進入系統。系統也可考慮內嵌防火墻軟件、安全IP技術、Kerberos v5安全認證功能等安全技術。
業務需求
建設綜合檔案管理系統，通過對業務系統電子文件的在線歸檔和對原有電子檔案的集中管理，建立龐大的電子檔案數據庫，可以實現檔案信息資源共享。擴展市勞動局利用檔案的渠道，提高檔案管理現代化水平，為方便社會各界查找利用檔案和全面開發利用檔案信息資源創造條件。
建設綜合檔案管理系統，便于各級黨委、政府及其職能部門及時、系統利用檔案進行科學的規劃、決策，提高工作效率；有利于提高政府工作透明度，樹立“服務政府”形象，密切政府與人民群眾的聯系。
系統軟件需求
合肥市勞動局綜合檔案管理系統應支持多層結構，可以根據需要靈活配置；信息系統平臺以公共組件為核心組成部分，結合業務組件一起來完成面向角色的服務；安全控制級別體系在系統的各個層次上，支持多種安全控制手段如用戶授權、數據加密、網絡控制等；標準規范接口允許授權用戶以標準方式接入，系統提供定制接口，以滿足黨政平臺上不斷運行的應用系統中的數據可以轉入檔案管理系統中，確保系統的可擴展性。
軟件體系結構如下圖所示：


安全控制級別 合肥市勞動局綜合檔案管理系統
標準規范
接口
應用軟件 應用軟件 應用軟件 應用軟件 應用軟件
業務組件 業務組件 業務組件 業務組件 業務組件
合肥市勞動局信息系統
公共組件 公共組件 公共組件 公共組件 公共組件
數字化處理系統
工具軟件
系統軟件
合肥市統一政務處理平臺基礎架構服務

軟件系統平臺包括：系統軟件、工具軟件、應用系統、信息發布系統。
系統軟件：主要是提供工具軟件、應用軟件等的運行平臺，系統操作平臺。
工具軟件：主要是提供操作人員在使用電腦時某些方面的方便快捷功能。系統中兼容MS OFFICE 、WPS、ACDSee等應用軟件系統。
信息發布系統：根據檔案門類和檔案利用者的不同，通過信息發布系統可把檔案發布到不同級別的網絡上（市勞動局內網、政務專網、政務外網網站）。
應用軟件：通過數據的輸入、輸出、交換、轉換、流通、共享等，實現數據管理和輔助領導決策。
數據接口標準定義和數據交換技術
基于XML實現數據交換
數據接口規范定義：基于國家標準的基本檔案類型，我們運用XML技術制定了相應的標準，以便實現合肥市勞動局和合肥市檔案館的數據交換。
通過接口來進行數據轉移需滿足以下要求：
l 數據的完整性：指轉入的目錄數據、電子文件全文在轉入前后數量完全一致，內容沒有錯誤；
l 數據的原始性：要保證目錄數據與全文文件的對應關系及目錄數據各字段的對應關系正確；
l 數據的安全性：應防止通過接口程序造成敏感數據的泄密或造成數據的不可讀；
l 轉移的方便性：數據轉移應具有操作上的簡便性，由一般的操作人員即可進行。
系統安全需求
安全性是管理系統最重要的系統需求之一，它包括系統安全性和信息安全性。系統要采取多層保護和防范措施，既要防止非法用戶的侵入，又要保證系統各類使用者分級按權限操作，同時要保證系統長期穩定地運行。具體包括加密通信、防病毒、防火墻、防黑客、安全認證、網絡安全審計、網絡診斷和性能分析、網絡監控和檢測等方面，設計時要充分考慮各方面的因素：
（1）網絡安全產品要采用國家保密局規定的國產的產品（如防火墻等）。
（2）機房建設要充分考慮防火、防雷、防盜、防塵、防磁、防潮、恒溫等方面。
（3）要充分考慮網絡結構的安全性與開放性，做到安全性與開放性的統一。
（4）既要考慮網絡協議的通用性與兼容性，又要充分考慮到它所帶來的安全隱患。
（5）在服務器和數據庫的選擇上要充分考慮系統的安全性。
（6）要保證安全系統具有身份識別、權限控制、數據加密、數據完整性保護、信息過濾等功能。
（7）具有攻擊檢測和系統日志分析的功能。
（8）采用國產專用密碼算法。
（9）具有統一角色管理和用戶管理平臺。
（10）具有強大的安全事件審計功能。
根據安全需求，合肥市勞動局綜合檔案管理系統安全體系在技術層面主要包括：
l 位于數據鏈路層及網絡層的信道加密及管理模塊
l 網絡防火墻、訪問代理、攻擊檢測等模塊
l 數字證書應用管理模塊
l 用戶權限分級管理、用戶組權限管理
l 文檔加密管理、文檔訪問控制
l 系統監控、日志分析、系統管理模塊
l WEB監控和在線保護模塊
l 防病毒：建立多層次分級的病毒防衛體系
系統功能指標
l 適合性
系統為指定的任務和用戶目標提供一組合適功能的能力。適合性測試是為了發現軟件在運行過程中，由于功能或操作未依照用戶手冊或需求規格說明書規定執行而造成功能未實現、功能或操作未能提供合理的和可接受的結果以實現用戶的任務所期望的特定目標的情況。
l 準確性
系統提供所需精確度的正確或相符結果及效能的能力。準確性測試是為了發現軟件在運行過程中，不適當的數據引起的結果不正確或不精確、實際操作規程與操作手冊描述不符引起的結果不正確或不精確。
l 互操作性
系統與一個或更多的規定系統進行交互的能力?；ゲ僮餍詼y試是為了發現軟件在運行過程中，在與其它軟件或設備傳遞過程中出現的缺少數據及命令的情況。
l 安全性
系統保護信息和數據的能力，以使未授權不能訪問或修改，但不拒絕授權人或系統的訪問。安全性測試是為了發現軟件在運行過程中，信息及數據的泄漏、重要數據的丟失、非法入侵、非法操作。
l 功能依從性
系統依從與功能性相關標準、約定或法規的能力。功能依從性測試是為了發現軟件在運行過程中，軟件與相關標準、約定或法規不相符合的情況。
安全性指標
l 用戶權限限制：考察對不同的用戶權限限制情況。
l 用戶和密碼封閉性：對于相應用戶及密碼進行次數限制。
l 數據備份與恢復手段：系統是否提供備份及恢復功能，備份手段如何，是否可自定義備份策略。
l 留痕功能：系統是否有操作日志，操作日志記錄的操作情況的全面性和準確性，是否包括主要要素如操作員、操作日期、使用模塊等。
l 數據傳輸安全性：對于有特殊安全要求的數據傳輸，應對傳輸的數據進行必要的加密處理。
系統性能指標
l 通信效率：應用軟件系統的網絡的使用頻度與帶寬占用。
l 設備效率：應用軟件系統對數據庫服務器、應用服務器的CPU占用率、內存占用率、磁盤占用率、輸入輸出等資源的效率，包括軟件在不工作狀態下對于硬件資源的占用情況和進行業務處理過程中對于硬件資源的占用情況。
l 執行效率：典型業務操作的執行效率，例如關鍵的查詢、統計等的響應時間等，特別是在大數據量、大并發用戶數情況下的響應速度，包括設備的響應速度。
l 網絡效率：應用軟件系統涉及的包括網絡仿真、網絡故障分析、性能優化、網絡應用性能監控 、網絡預測等。
總體建設方案
總體設計原則
（一）系統性原則
從系統論的觀點出發，以實現系統總體功能為目的，來構建整個系統結構，以達到最優化的目標，系統從整體來規劃設計，可以分步實施。
（二）先進性原則
系統設計的技術水平應達到國內外同期同類系統的整體水平，并保證系統在今后一段時間不落后。
（三）標準化原則
堅持標準有二層含義，一是堅持技術標準和采用主流技術，保證系統開放靈活，并具有堅實的可持續發展基礎；二是要形成業務模式和服務方法。
（四）可擴展性原則
在發展迅速的IT領域，應用環境，系統的硬件或軟件都會不斷地加以更新，因此，系統的可擴展性以及前后兼容一致性好壞決定著系統的發展步伐。
（五）采用開放技術原則
開放技術是業界的主流技術，采用開放式系統平臺已成本開發商、集成商和用戶的共識，因為開放不僅意味著標準，也意味著用戶能夠以更小的投資獲得更高的性能，同時降低整個系統開發和維護成本。
（六）可靠性原則
系統對可靠性有著很高的要求。一方面要強調整個系統高可靠性，不僅能夠在正常情況下的穩定運行，而且保證在意外情況故障或重負載情況下系統的穩定性，另一方面要保證在業務高峰期間的系統響應能力。
（七）安全性原則
整個系統具有良好的安全管理功能，從數據傳輸、存貯、檢索、提取、入庫、發布、管理等各個層面和角度都具有相應的安全機制，并建立一個安全實用、全面的計算機網絡管理系統。
（八）實用性原則
提供友好的用戶操作界面，具備直觀易用的人機界面，使得系統操作方便、快速、簡捷，滿足業務人員日常工作習慣和流程。
（九）易維護和升級原則
系統易于維護，不僅要求在系統建設和開發過程中的每個環節，必須遵循有關國際、國家主流技術標準，而且要求開發單位具有良好的售后技術支持和完善的服務體系。
（十）統分結合的建設原則
在規劃上統一規劃;在建設上，可以分布實施，分子系統實施。
總體建設目標
系統建設的總目標是以現代信息技術為基礎，借助電子政務專網網絡資源，遵循“科學規劃、分布實施、安全保密、切實可行”的原則，根據實際工作需要，在加強檔案數字化基礎設施建設的同時，逐步實現辦公自動化、檔案數字化、電子文件歸檔和電子檔案管理規范化、檔案信息查詢網絡化，最終全面實現合肥市勞動局的檔案數字化管理。
系統邏輯結構
綜合檔案管理系統邏輯結構可以分為以下四個部份：信息采集、檔案管理、檔案利用、系統設置與維護。其體系結構示意圖如下：


信息采集部分，主要完成各種渠道的數據采集工作。通過數據一體化接口，按信息采集流程要求，將各個信息系統中的待歸檔信息直接采集到檔案管理信息系統中或通過通用數據交換平臺采集到檔案管理信息系統中；通過收集整編流程，可實現分散式檔案整理和移交、集中式檔案移交和整理。對多全宗的單位，可實現逐級整理和逐級整理和移交；通過數據導入功能，可實現離線數據的收集、歷史數據的導入以及將數字化加工系統產生的電子檔案數據導入到系統中；與電子檔案的信息采集過程相對應，往往伴隨著實體檔案的收集、整理、移交和接收。在處理電子檔案的業務流程中，同時處理了實體檔案的這些相關工作。
檔案管理部分，主要完成日常的檔案管理工作。其中，檔案數據管理，主要完成檔案信息的日常管理和維護工作；綜合管理，主要完成與實體保管相關的各項工作；檔案統計，主要完成與檔案管理工作相關的各種統計工作；鑒定銷毀，主要完成檔案的鑒定工作和銷毀管理工作。
開發利用部分，主要完成檔案的研究開發工作，并提供各種方式的檔案利用。一方面提供與實體相關的利用，另一方面通過網絡提供各種方式的檔案檢索和利用，包括信息發布、全文檢索、分類檢索等多種網上信息檢索利用方式。專用檢索引擎是針對各業務系統對檔案信息的特殊需求專門開發，供各業務系統調用，以便為各業務系統提供專用信息服務，使各業務系統能方便地提取檔案信息并按業務系統要求展現。
系統維護部分，主要完成與系統運行相關的各種數據維護工作。包括各種數據結構設置和維護、賦限管理、系統參數設置和維護、日志管理等。系統設置與維護為整個檔案管理系統提供了全部后臺的支持，是檔案管理系統的基礎平臺。它提供了檔案類型、全宗、分類結構的定制，可以滿足用戶的各類檔案資源的管理需求，并可以滿足系統的擴展需求。同時將歸檔文件整理的規則形成系統的控制設置，使得整個歸檔流程規范化、標準化。另外提供了數據的日常維護、系統的維護和一些必要設置工具，是系統管理員的強大工具包。
系統技術路線
綜合檔案管理系統采用C/S和B/S混合方式實現不同的功能需求。其中系統維護部分、檔案管理部分、文件管理功能、收集整編功能、數據倒入功能、編研開發功能、借閱管理功能、光盤發布功能等交互性處理要求較強的部分采用C/S方式實現。采用DELPHI語言開發；面向廣大檔案利用用戶的檔案檢索功能和利用賦權申請功能采用B/S方式實現。B/S模式通過"WEB/中間件/服務器"的J2EE技術架構實現。
以XML作為數據接口標準，以Web Service 標準作為基礎服務描述標準和數據接口標準。
同時采用成熟的主流技術，這些技術包括：OCR技術，全文檢索技術， XML技術，檔案管理平臺技術，雙層PDF技術、流媒體技術等。
系統功能設計
存儲體系結構
綜合檔案管理系統對異構數據的組織和存儲采取了“目錄---文件”存儲結構，檔案的屬性信息以目錄數據的形式存儲在數據庫中，與之相對應的電子檔案原文件存放在文件服務器中，數據庫中的目錄信息與電子原文通過存儲路徑指針相關聯，一條目錄信息可對應多個電子原文。通過這種存儲體系結構，可實現靈活的分布式的海量存儲。不同類型的檔案信息可存放在不同的存儲位置，以實現分類存儲和分布式存儲。這樣，可滿足不斷增長的檔案信息對存儲容量的擴充要求。
檔案管理
數據管理
進行檔案數據的日常維護工作，主要包括如下幾個方面的工作：
Ø 目錄樹的維護。用戶根據實際需要進行添加、刪除、修改檔案類型節點
Ø 檔案數據的增刪改。進行必要的檔案數據的錄入、刪除或修改；
Ø 檔案目錄打印。報表打印是檔案工作人員日常工作之一，本系統中為用戶提供各種符合國家標準的檔案報表如：案卷目錄、分類目錄、備考表、卷內目錄等，打印方法簡便快捷。
Ø 選擇顯示字段。利用此功能，用戶可以根據需要選擇要顯示的字段信息和顯示順序，以方便查看檔案信息。
Ø 加（解）鎖?？梢詫?“案卷”或“案卷內文件”列表中的一條或多條數據進行加鎖，已加鎖的數據就無法再進行操作，只有管理員進行解鎖后才能夠操作。
綜合管理
主要完成與檔案實體保管管理相關的工作：
Ø 設備管理。主要提供對于檔案管理設備的登記管理，包括密集架、密集柜、底圖柜等。
Ø 庫房管理。主要提供庫房人員對實體檔案的必要管理工作，主要功能有檔案位置索引，檔案上架，進出庫登記及管理，溫濕度管理，日志臺帳維護等功能。
存放位置索引，設置檔案存放位置是檔案保管工作的一部分，為了方便檔案管理人員日常查找，設置一個存放位置索引表，批量地設置存放位置，更能提高檔案管理人員的工作效率。
檔案上架，對檔案上架過程進行管理，區分上架目錄和未上架目錄，并對相關上架、下架和轉移的工作進行相應記錄。
庫房日志管理，建立記錄庫房日常工作的庫房日志臺帳，并對其提供登記、檢索、變更、統計等方面的相應功能?？砂凑沼脩粢笥喼?。
庫房溫濕度管理，房溫濕度管理也就是在每天的指定時間對檔案庫房進行溫濕度測量并登記，并且對每月和每年的庫房溫濕度進行自動計算統計，同時生成月統計表、年統計表并打印輸出。
檔案出入庫管理，出入庫管理主要針對日常庫房記錄進行登記，通過它可以完成檢索、添加、修改、刪除的功能。
庫房管理支持多庫存、跨地域的分布式存儲。檔案實體以分布式保管和集中式保管相結合的方式進行檔案保管工作。這樣可因地制宜地進行檔案保管工作。同時，可建立統一目錄數據，統一管理所有庫房的實體檔案。通過這種方式，能實時掌握所有檔案的保管狀態和各庫房的檔案存儲狀況。
檔案統計

圖 1 統計報表功能示意圖
統計報表功能可以對電子檔案庫所有檔案類型下的工程項目庫、案卷庫和文件庫中的所有字段進行自定義的統計和報表輸出?？梢源蛴∷袡n案管理所需的信息，例如：卷內目錄、案卷目錄、備考表等。該功能由新建統計項、修改統計項、刪除統計項、復制統計項、修改屬性、報表設計和報表模板管理等功能模塊組成。
提供給用戶充分的自定義空間，能夠根據用戶的需要進行各種形式的自定義統計并生成相應的統計報表打印輸出，檔案字段信息改變后可以在調用報表打印時自行設計報表格式。新建統計項?？梢越㈦娮訖n案庫中所有字段的統計項目，即從庫中選出那些字段需要統計和打印。由以下步驟來實現：

圖 2 統計項建立示意圖
選統計表：使得用戶可以從庫中選擇要統計和打印的子庫。例如：黨群關系案卷庫、文件庫。
定義關聯關系：由于可以選多個庫，所以要定義庫與庫之間的關聯關系。例如：案卷庫中的檔號字段應對應文件庫中的所屬卷號。
選統計字段：在所選庫中確定要統計和打印的字段。
排列順序：可確定統計報表中記錄的排序。
定義檢索條件：用于定義統計報表所打印的記錄范圍。
修改統計項、刪除統計項、復制統計項、修改屬性?？梢苑奖阌脩羯尚碌慕y計項，只要對已有統計項做較小的改動，無須從頭開始。
可實現按不同時段進行統計，生成統計報表。生成的統計報表可以通過多種報答方式展現（數字表格、直方圖等）。
報表設計，使用戶可以根據統計項建立和設計各種形式的報表，以滿足用戶的各種需求。
該功能模塊結合了WORD的排版功能和EXECL的統計功能，可以輸出圖文并茂的統計報表。
總之，通過報表設計功能可以實現任何復雜報表的打印和統計，滿足各種用戶對報表的不同要求。
報表模板管理，用戶可通過系統提供的添加、刪除和編輯操作將所設計的報表格式當作模板存起來，為用戶以后的使用提供方便。
鑒定銷毀
檔案管理員可以將過期的檔案檢索出來，提出鑒定申請，領導批示后進行鑒定和銷毀。在系統日志中能夠記錄銷毀信息（如申請人、批準人、銷毀原因、銷毀日期等），以便于對歷史銷毀操作記錄進行檢索。
鑒定處理：檔案管理員根據收到的相關領導簽字審批后的鑒定申請單，可以根據上面的批示進行鑒定處理（更改密級、保管期限、銷毀或還原），銷毀的檔案將放入回收站。
回收站管理：銷毀操作后的檔案全部放在回收站內，回收站管理提供給用戶對回收站內的檔案進行全部清空、刪除、還原、打印和檢索等功能。
銷毀日志庫檢索：銷毀日志庫記錄了所有的銷毀記錄。用戶可對其進行檢索和查詢。并打印結果。
多全宗管理
綜合檔案管理系統可以實現多全宗管理。針對政府單位的檔案管理和行業化的檔案管理，可對多級單位進行統一的檔案管理。針對這些類型單位內立檔單位眾多、檔案多級管理、地理分散等的特點，可以實現數據集中或相對集中存儲、業務分布式處理、實體屬地管理；可實現檔案統一管理、統一規劃，并可實現跨地域的檔案管理應用。
文件管理
文件管理是文檔一體化的開端，本功能模塊為辦公室文書提供了一個簡潔規范的收發文件管理界面，將文件的收發管理納入檔案管理的軌道，使文書在收發登記的同時，為日后的查詢統計工作提供數據源，實現了“一次輸入，反復利用”，在不增加辦公室文書工作量的前提下，提高其工作效率，并且大幅度減少檔案管理員的工作。
文件管理模塊可以實現對文件的分類、登記、修改、刪除，以及各種文件報表的打印等功能，文件的原件也可以在此模塊中輸入或引入系統，參加后續的立卷工作。
從數據一體化接口歸檔過來的檔案數據首先進入文件管理庫中，經過在此功能項下的歸檔鑒定和補全工作，歸檔到收集整編庫中。
收集整編

圖 3 收集整編功能示意圖
在實際檔案工作中，經常是首先收集零散文件（收集工作可能是相關部門或相關辦公系統完成的），之后進行組卷歸檔。這一過程可以在整理編目子系統中完成，您可以完全依照自己的方式收集資料，在歸檔前庫中存放所有內容完整或不完整的文件、案卷，最后按您所需要的方法分類、組卷、歸檔。
歸檔文件的整理規則根據系統維護中的設置可以根據相關制度和規范進行定義，雖然有國家檔案局的歸檔文件整理規則，但各單位對不同類型的歸檔文件的整理工作都不盡相同。因此，系統在系統設置與維護子系統中專門有針對歸檔文件整理規則的設置，例如排序方式、檔號的組成規則、組盒（卷）規則等，檔案管理人員可以通過設置不同檔案類型的文件整理規則來規范各部門和基層檔案部門的歸檔文件整理工作。
針對不同的檔案類型，會有不同的整理（立卷）規則，系統完全可以應用于各類不同的整理方式和整理規則。

圖 4 歸檔文件整理方式
如上圖所示，其中：整理方式可以通過權限的控制，實現對分散整理和集中整理方式的選擇和控制；而整理規則，則可以通過系統提供的“系統維護”中的參數設置，實現對不同檔案類型整理規則的定義，使用戶在進行歸檔文件整理（使用文件管理和收集整編功能）時，可以按照定義的規則自動實現整理編目。
在收集整編子系統中我們采用了視圖的方式，用于控制使用者的權限，使得部門兼職檔案人員只能看到本部門的歸檔文件，而檔案管理人員則可以看到所有部門的歸檔文件，監控所有部門的歸檔文件整理工作，并接收或打回部門整理好的歸檔文件。因此，收集整編是提供給檔案管理人員、部門兼職檔案員進行歸檔文件整理的公共模塊。
在收集整編子系統中涉及到大量歸檔文件整理的功能，例如：自動組卷、案卷調整、拆卷、接收、打回、檢索、自動排序、文件調整等。
系統在開發的過程中完全依照國家檔案局的標準，支持文書檔案的最新立卷規則，用戶只需設定好組盒規則，然后利用自動組盒功能，就可以輕松高效的進行文件歸檔。
系統設置與維護
系統設置
檔案管理的設置主要針對檔案系統的系統管理人員。用于對本單位檔案管理的組織結構進行搭建和定制，對歸檔文件整理的規范進行定義，對系統常用的一些數據建立數據字典以方便使用。因為不會經常使用，一經定好，就不會輕易改動了（因為會影響數據），所以一般只提供系統管理員和項目實施的技術人員使用。
Ø 全宗設置
本軟件可以支持多全宗管理，針對檔案館或大型集團企業，可以用全宗區分館藏不同單位的檔案或下屬不同單位的檔案。全宗一般由全宗號和全宗名稱組成，系統可以用一個數據庫管理多個全宗的檔案數據，并且全宗之間擁有良好的安全性和權限控制，為檔案館和大型集團用戶進行檔案的集中管理提供了技術手段。
刪除、修改某個全宗時，將刪除、修改該全宗下的所有庫及數據,最好不要輕易刪除、修改全宗。
Ø 分類表設置
分類表就是指企業檔案管理中所遵循的分類規范表。建立分類表是為了對案卷的分類信息即目錄信息進行管理及樹狀檢索。用戶可以自己定義分類表的層次和內容，具有很高的靈活性。分類表管理就是按照層次結構建立一個分類表。
Ø 檔案庫設置
檔案庫的設置功能可以提供用戶針對本單位各全宗的檔案管理情況，建立符合本單位檔案管理需求的管理架構。
Ø 機構設置
用來設置本單位機構、處室或部門，為權限控制及立卷提供基礎。
Ø 原文服務器設置
用來設置原文服務器的相關信息，如：服務器名、FTP路徑、FTP用戶名、FTP密碼等。
系統維護
Ø 主題詞庫維護
可對主題詞庫進行增、刪、改等操作，實現在檔案著錄時主題詞的自動標引。
Ø 檔號設置
案卷和文件的檔號是區分案卷和文件的重要標識，不同單位也有不同的規則，檔號設置功能就是提供管理員一個定義不同檔案類型檔號形成規則的工具。
Ø 系統排序設置
系統可以將各個庫中的文件按照一定規則自動進行排序，這樣可以方便整理。
Ø 顯示字段設置
顯示字段設置功能就可以實現數據表格對檔案目錄信息顯示內容的設置。
Ø 修改口令
設置超級用戶或系統管理人員登陸口令，以確保系統的安全性。
Ø 用戶管理
設置有權登錄本系統的用戶或組的權限。允許進行按角色進行賦權的操作，可以將已定義完成的角色賦予新增加的用戶及用戶組，使其繼承角色所擁有的權限，大大提高權限設置的速度及效率。
Ø 批量掛接
可使檔案掃描所形成的電子文件與其所對應的著錄條目進行快速、批量的鏈接，使檔案的信息著錄與檔案原件的掃描可分開進行。使用此功能前需對掃描形成的電子文件的命名規則進行定義。
Ø 整體備份
可對軟件系統中已錄入數據庫進行備份，提高系統的數據安全性。
Ø 整體恢復
可將已備份數據快速恢復到新系統中。
Ø 數據回收站管理
系統提供了類似于操作系統中回收站的功能，將用戶刪除的條目放于回收站中，用戶可對回收站中的數據進行還原或清空的操作，這樣可以避免用戶誤操作導致的數據丟失。建議用戶應及時將回收站中無用的記錄清除掉。
Ø 系統日志管理
忠實記錄下用戶登錄軟件后所進行的操作，如用戶登錄、退出系統的時間、用戶進出軟件中主要功能模塊的時間、用戶對數據的操作（刪除）及用戶使用軟件過程中的出錯提示等。
開發利用
借閱管理

圖 5 借閱管理功能示意圖
借閱管理功能分為紙介質檔案的借閱管理和電子檔案的檢索統計兩部分。主要功能如上圖所示，包括：借閱管理、歸還管理、催還管理、借閱統計和檢索統計。
Ø 借閱管理
借閱管理主要完成紙介質檔案的借閱登記，以便于對用戶的借閱進行管理。檔案管理員記錄用戶要借閱的檔案類型、是否已歸檔、借閱案卷還是文件、借閱日期、借閱者、借閱期限和同意借閱的領導等信息，檢索到用戶所需的檔案進行借閱登記，并打印借閱單。另外，系統可以設定缺省的借閱時間和缺省的個人借閱份數。借閱登記后的檔案，系統會自動記錄下所剩的份數，為以后的借閱、歸還、催還和統計提供參考。
Ø 歸還管理
歸還管理可對用戶歸還的檔案進行登記，同時更改系統中所記錄的檔案所剩份數，并提供了續借功能。
Ø 催還管理
由于用戶借閱和歸還都進行了登記和管理，所以系統可以通過催還管理對過期未還的檔案或已借出若干天的檔案進行統計和打印催還單?？梢园唇栝喨藖泶哌�、按借閱組來催還、按日期催還和按被借閱的某一檔案來催還。
Ø 借閱統計
系統對紙介質檔案的借閱提供了大量的統計方式，并可隨時打印統計結果。
按借閱人查詢：統計并打印借閱人(檔案用戶)在某一時間段內借閱檔案的次數及檔案詳細信息。
按時間查詢：統計并打印在某一時間段內被借閱的所有檔案及其詳細信息。
按檔案查詢：統計并打印某一時間段內某個檔案被借閱的情況(包括借閱次數,借閱人,借閱時間,歸還日期,檔案類型等)。
借閱頻率查詢：統計并打印某一時間段內被借閱的所有檔案各自的累計次數,這樣可以評測檔案利用價值的高低。
按操作者查詢：統計并打印某一時間段內借閱管理員的操作次數及其操作對象，該功能可用于統計檔案管理人員的工作量。
Ø 檢索統計
用于統計和監控用戶通過網絡對電子檔案的訪問和利用情況?？梢詫n號、題名、瀏覽/拷貝次數和時間列表統計。并可對網上用戶對電子檔案的瀏覽情況和拷貝情況分別進行統計，統計方式如下：
按檢索人統計：可以統計并打印某一用戶在某一時間段內對檔案文件瀏覽或拷貝的次數及其詳細信息
按時間統計：可以統計并打印某一時間段內所有檔案用戶對檔案文件瀏覽或拷貝的情況
按文件統計：統計并打印某一時間段內指定檔案文件被瀏覽、拷貝下載的次數及其詳細信息
瀏覽/拷貝頻率統計：統計并打印某一時間段內被瀏覽或拷貝下載的所有檔案文件各自的累計次數, 以此可以評測檔案利用價值的高低。
Ø 預約管理
用于處理用戶在網上預約的檔案，為用戶辦理借閱手續。所有用戶在網上通過訪問檔案網站和使用檢索查詢系統借閱預約的信息都能顯示出來，由檔案管理人員進行辦理，等待用戶提取。
統計年報
實現系統自動生成與國家統一的年度檔基表對應的統計年報表，此部分的報表固定格式和報表中相關字段的查詢SQL語句由項目實施人員負責編制完成，使用人員在應用時只需要在提示框中輸入要統計數據的年份即可生成相應的統計數據。
檔案編研
可實現大事記、專題及組織延革等的編寫,并提供與檔案原件的掛接，提高編寫效率，并實現與編輯軟件的無縫聯結，可自動形成相關表格。如下圖所示：

圖 6 檔案編研功能示意圖
信息服務子系統
檔案信息服務子系統是面向全體用戶的，因此采用B/S的方式，通過應用服務器處理查詢請求。用戶通過檔案信息服務網站，可以了解各項規章制度、通知、大事記、查詢檔案，瀏覽和下載檔案原文等。
網站首頁主要組成：

圖 7 網站首頁示意圖
規章制度：發布各項規章制度，并及時更新，供全員瀏覽。
通知：隨時發布各項通知，用簡便快捷的方式讓全體人員得到通知。
大事記：記錄歷年來發展過程中發生的重大事件，并不斷增加更新。
查詢登陸：通過用戶名和密碼的認證，登陸到查詢檔案主界面。
檔案信息服務網站主要具有如下特點：B/S結構，客戶端無須安裝任何軟件，便于維護和升級；可將檔案的編研成果、公用信息隨時在網頁上發布。例如：組織沿革、大事記、專題內容、史料匯編、政策法規、規章制度、工作流程等；可與電子檔案數據庫連接，進行檔案信息的查詢和利用；對檔案檢索查詢的權限完全受檔案管理軟件中權限設置的控制，充分保證檔案的安全性；模糊檢索功能；可支持200多種圖形圖象等電子文件的瀏覽和顯示，并支持多媒體文件的播放，完全解決了IE瀏覽器顯示文件格式有限的問題；可外掛瀏覽器和漢字庫。
其中檔案信息查詢是信息服務網站的最主要的功能。檔案信息查詢功能如下圖所示：

圖 8 檔案信息查詢功能示意圖
檔案信息查詢網頁由檔案信息查詢、個人借閱查詢、賦權申請和網上借閱預約四個模塊組成。
其中檔案信息查詢包含：條件檢索、分類檢索、跨類檢索和全文檢索四種檢索方式。條件檢索就是先選擇檔案類型，然后根據輸入的條件組合進行檢索，可以很精確地查詢到所需檔案信息；分類檢索則可以根據檔案的分類表進行檢索查詢；跨類檢索則可以允許用戶隨便輸入條件，在所有檔案類型中進行檢索查詢；而全文檢索則可以根據文件的正文內容進行檢索和查詢，全文檢索依賴與TRS全文檢索系統。
檢索到的檔案信息可以根據權限提供用戶瀏覽和下載，如果用戶需要下載電子檔案原文，則可以通過數字水印系統將電子檔案原文嵌入水印，并通過網上認證服務器的認證，提供用戶使用。
個人借閱查詢則可以顯示出用戶借閱檔案的情況。
而網上借閱預約則允許用戶將檢索查詢到的所需檔案提出借閱申請，借閱申請可以反應到檔案管理人員的借閱管理系統中，由檔案管理人員打印借閱單，等待用戶去借閱實體。
當用戶需要瀏覽、下載或借閱超出自身權限范圍的檔案資料時，可以提出賦權申請，由單位領導對其進行臨時賦權，使其在一段時間、或在有限次數的范圍內可以瀏覽、下載或借閱該檔案。
光盤制作
按照用戶自定義的查詢條件將用戶所需的數據導出成為光盤文件，繼而可以在安裝了光盤刻錄設備和軟件的機器上刻錄成為檔案數據光盤，刻錄好的數據光盤可以做到脫離原數據環境進行數據的瀏覽和查詢。
工作量統計
根據用戶的實際需求實現了檔案室相關操作人員的工作量統計，包括增刪改條目信息，掛接或刪除電子原文。
擴展功能
數字化加工管理子系統
在收集整編功能中，已提供了功能較強的檔案掃描、圖像處理、OCR識別及掛接功能，適合于具體工作人員進行小批量檔案掃描輸入。但對于大量的歷史存量檔案或新產生的大量檔案，需要借助專門的數字化加工管理系統，由多人進行批量加工。為此，專門開發了與檔案管理信息系統配套的檔案數字化加工管理子系統。
檔案數字化加工管理子系統利用各種專業掃描儀、數碼設備、流媒體采集工作站等，將紙質檔案、照片檔案、影像檔案等實體檔案或模擬信號的檔案轉換成數字檔案，并將數字化信息的存儲到海量存儲載體中。對紙質文件檔案，掃描成影像檔案后，可采用OCR技術，實現掃描結果的文本轉化。并對檔案進行相應的著錄標引工作。
數字化加工是本子系統的核心部份，實現了整個過程中的功能和流程的控制管理，由掃描、圖像處理、OCR識別、著錄標引和校對五部份組成。
數字加工及著錄標引主流程如下圖所示：

圖 9 數字加工及著錄標引流程圖
項目經理建立案卷，確定加工流程和分配工作任務；
針對用戶不同的檔案來源，選擇不同的數據加工方式。其中原始磁介質可以通過系統的數據采集接口，驅動原始磁介質的數據采集設備實現原始數據的采集錄入；紙介質文件則可通過高速圖像掃描儀進行掃描錄入；電子文件則可以通過輔助工具提供的數據轉換功能轉成標準的圖像或文本文件；
上述過程需要對圖像文件格式制定規范和標準。
掃描后的圖像可以轉入圖像處理系統，對掃描圖像進行處理和優化；
處理好的圖像根據圖像的質量和用戶的需求，可以通過圖像檔案形成流程、雙層PDF檔案形成流程或純數字化檔案形成流程進行著錄標引，分別形成圖像檔案、雙層PDF檔案和純數字還原檔案；
其中圖像檔案主要針對手寫、無法識別或不需要形成純文本的檔案，最終通過著錄加工可以形成圖像（TIF或JPG）、PDF文件及XML文件；
純數字化檔案可以通過OCR識別、手工錄入、校對等手段，形成標準的文本。優點是全文信息全，便于檢索和利用；缺點是工作量巨大。最終通過識別、著錄加工可以形成圖像（TIF或JPG）、文本TXT文件、PDF文件及XML文件；
雙層PDF檔案是特有的存儲格式，綜合了純數字化檔案的有點，同時又克服了工作量大的缺點，是一個理想的檔案存儲方式。雙層PDF就是通過OCR的快速識別，形成文本，將文本和圖像一起形成雙層PDF文件。這樣文件中既有圖像，又有識別后的文本，完全滿足上述純數字化檔案的所有優點，又是在自動快速識別的基礎上完成的，不會帶來巨大的工作量。最終通過識別、著錄加工可以形成圖像（TIF或JPG）、雙層PDF文件及XML文件；
數據一體化歸檔接口
綜合檔案管理系通不是一個孤立的系統，而是一個由底至上的全面開放的系統。亦即，可與各類信息系統進行一體化數據對接，將各個數據產生系統產生的待歸檔數據通過數據一體化歸檔流程進行歸檔，實現數據的有序流動和共享。
各數據產生系統產生的待歸檔數據，先歸檔到檔案系統中責任部門的整編庫中，由責任部門的檔案管理人員進行歸檔鑒定和補全，最終歸檔到檔案數據庫中，同時建立全文檢索的索引；
在規劃數據一體化歸檔流程時，需開發相應的接口程序和有效的數據處理過程，以保證電子文件的真實性、可靠性、完整性和可用性。數據一體化歸檔流程需要注重以下幾個方面：
Ø 業務數據轉換標準：規定從數據產生系統導出的檔案數據目錄（屬性）結構要求和原文（正文）要求。同時，給出數據轉換業務規范，如文件名轉換成題名等。
Ø 數據結構轉換標準：規定了業務數據的數據結構及字段項轉換對應關系和要求，如字段類型、長度等。
Ø 數據產生系統歸檔操作要求：規定那些信息內容必須歸檔，歸檔時需補錄的內容、檢查校驗的內容和要求，歸檔時機要求等；
Ø 檔案管理系統補錄要求：檔案管理系統需補錄的內容和要求，如保管期限等。
Ø 檔案管理系統文件轉換要求：所有的電子文件都轉換成幾種標準的文件格式。
Ø 電子文件保真性處理要求：可采用數字簽名或者電子印章。
上述規定的數據一體化歸檔接口適用于大部分信息系統的歸檔，包括OA、工程管理系統、ERP、PDM、各種業務系統等。
數據一體化歸檔流程可嵌入到業務系統的具體流程中，實現隨辦隨歸、同步建檔。使檔案管理工作前移，及時、規范地收集業務系統的歸檔數據，并為業務系統提供及時全面的信息服務，以達到與現實工作結合、為現實工作服務的目的。
門戶系統集成
綜合檔案管理系統可與門戶系統集成，實現信息系統一體化整合。主要包括以下三個方面的開發工作：
檔案管理信息系統入口：在PORTAL上鏈接上檔案管理信息系統的入口和信息服務子系統的入口，使用戶可通過PORTAL輕權方便地進行檔案管理或檢索利用檔案信息。
統一身份認證與權限管理：通過與PORTAL集成，借助于PORTAL提供的統一用戶認證功能實現用戶身份認證，檔案系統從PORTAL讀取合法用戶列表信息，并對合法用戶進行賦權。用戶登陸時，由PORTAL進行合法用戶判斷、由檔案管理系統進行檔案權限判斷。這樣用戶只需在PORTAL上登陸一次，就可按各信息系統的授權訪問多個系統。
待辦事宜與即時通訊：在綜合檔案管理系統中，可提供各種審批程流、如實體借閱審批流程、電子文件下載審批流程、鑒定銷毀審批流程等；同時，需發送到期檔案催還通知、借閱預約成功通知等。檔案系統中涉及的這些審批相關信息和通知信息需調用PORTAL提供的待辦事宜接口，將相關信息插入到相關人員的待辦事宜項中，供其處理。同時也可利用PORTAL提供的即時通訊功能，通過手機短信等方式提醒相關人員及時處理。
通過上述開發工作，可使檔案系統與門戶系統完美集成。
CA集成
綜合檔案管理系統可與CA集成，進行用戶認證、加密、數字簽名、電子印章等與安全相關的各種應用集成。通過這些安全應用集成，可滿足特定用戶的安全需求。
利用審批流程
在綜合檔案管理系統中，可針對實體借閱、電子文件下載、鑒定銷毀等敏感業務提供審批流程；通過這些審批流程，可較好地管理這些敏感業。
審批程流可在檔案系統中獨立實現（借助PORTAL），也可借助OA中的審批流程實現。
專用檢索引擎
在檔案管理信息系統與其它信息系統和環境緊密結合的大背景下，信息的雙向交互流動成為必然。檔案系統在收集其它系統產生的數據的同時，如何為其它系統的用戶提供及時準確的檔案信息服務成為檔案系統是否成功的重要標志。通常情況下，用戶通過信息服務子系統網站即可檢索到所需要的檔案信息，但如果業務子系統中的用戶需要專用的檔案信息與業務處理緊密配合，則需要檔案管理信息系統提供專用的檢索引擎，供業務系統調用。
專用檢索引擎開發需要依據業務系統對檔案信息的需求，定向提取檔案信息內容，并通過一定的自動處理，以業務系統需要的展現方式，集成展現在用戶的業務系統中。使檔案信息服務與業務處理容為一體。
系統技術特點
圖像處理技術
綜合檔案管理系統中內嵌圖像處理技術，可以用于電子檔案原文的掃描和圖像處理。在文件管理、收集整編、檔案管理子系統中，都可以在數據錄入和維護時自動打開圖像處理模塊，完成紙介質文件的掃描錄入或對掃描文件的圖像處理功能，利用系統中的圖像掛接功能來實現圖像文件與檔案目錄的自動對應。
圖像處理模塊最大的特點就是除了可以滿足需求中所要求的圖像處理功能外，還可以實現批量的圖像掃描和自動處理的功能，是一個功能強大的圖像掃描和處理模塊。
該模塊具有以下功能：圖像的掃描、圖像的旋轉、圖像縮放、圖像幅面調整、圖像分辨率調整、圖像壓縮格式轉換、消藍、去污、糾斜、合并等。
OCR技術的應用
與圖像處理技術一樣， OCR（漢字識別）技術也已嵌入到綜合檔案管理系統當中，在系統的所需要的操作中，可以隨時調動OCR功能，實現圖像漢字的識別。OCR技術主要應用與以下幾方面：
OCR漢字識別技術在文書檔案的數字化和再利用方面可以發揮重要的作用。
首先，在掃描電子文檔的識別中，通過其獨有的版面分析功能，不僅可以快速實現文檔的掃描識別，同時還可以自動提取當中的檔案關鍵信息，自動識別后填入檔案的目錄信息當中，大大減輕了錄入工作量，而且為文書檔案的批量錄入提供了可能。
其次，快速OCR技術將掃描文件自動識別，與原圖象形成PDF文件，為全文檢索提供了針對圖像文件自動建立索引的功能。
再次，在用戶檢索查詢當中可以選定所需文件內容，自動對其進行識別，形成可以編輯的文檔，以便于再利用。
檔案管理平臺技術
檔案管理平臺技術是檔案管理系統的核心技術，以關系數據庫為基礎，為用戶提供了構建符合自身要求的檔案管理架構的工具，其中包括：全宗管理、檔案類型管理、數據庫結構定義、界面生成器、報表生成器、分類表和目錄樹管理、用戶機構和權限管理、代碼表和數據字典管理等功能模塊。
用戶通過上述管理平臺，可以根據需求定制各類檔案的管理結構，不僅可以滿足常規檔案的管理工作，而且使得系統可以輕松勝任各類業務檔案的管理需求。
詳見 “系統設置與維護”部份內容。
全文檢索技術
在常規的數據庫檢索查詢中一直存在三個主要問題：
非結構化信息的檢索問題。檔案管理系統是根據我們建立的檔案分類和目錄進行檢索查詢，但不能對大量的原文內容（電子文件）進行檢索查詢；我們不能將各種檔案的結構化、非結構化數據進行統一的查詢，而用戶則需要根據任何信息進行隨意的檢索；隨著數據量的增加，數據庫檢索存在速度問題。
而全文檢索系統可以完全解決上述問題，使得用戶對檔案信息的查詢速度、方便性、查全率和查準率得到極大改善。
通過專業的全文檢索系統，我們可以實現屬性查詢、中文同音查詢、中英文容錯查詢、英漢轉換、同義詞查詢、相關文件提示、多國語言查詢等傳統數據庫查詢方式無法實現的智能檢索功能。
我們提供的全文檢索系統內嵌快速OCR技術，可以無須人工干預，自動識別掃描文件，形成索引庫，同時嵌入檔案信息服務網站之中，受到檔案權限的管理和控制，與檔案管理系統融為一體。
多格式文件瀏覽技術
多格式文件瀏覽一直是重要技術優勢，可以支持多達200多種圖像圖像電子文件的瀏覽和顯示，而且這次采用瀏覽服務技術，用流技術實現瀏覽的數據傳輸，不僅簡化了系統管理和應用，而且很好地解決了網絡傳輸過程的數據安全問題。
流媒體在線播放技術的集成
隨著計算機應用的普及，大量音視頻文件也會存在歸檔和網上瀏覽的問題，流媒體的在線播放就可以實現上述對多媒體文件的存儲和播放問題。
建立一個流媒體播放服務器，提供流媒體播放的服務，將音視頻文件存成流媒體格式，這樣就可以實現在線的點播了。
可擴展支持多種安全技術
綜合檔案管理系統充分考慮了檔案管理信息系統對信息安全性方面的要亞，除了系統本身的用戶權限控制和日志管理外，還可以支持與用戶身份認證系統的集成、實現電子印章、數字水印、數字簽名、數據加密、流技術瀏覽等信息安全技術。
雙層PDF技術
雙層PDF技術是特有的圖像存儲技術，可將快速OCR識別的文本依附于PDF圖像之上，即滿足了檔案管理真實的存儲需求，又滿足檔案數字化利用的需求，而且配合快速OCR的自動識別，不會給用戶帶來任何操作上的麻煩，是一個非常適合檔案存儲的數據格式。
系統配置要求
數據庫
綜合檔案管理系統應支持各種主流的關系數據庫，包括Oracle、SQL Sever、DB2、Sysbase等；用戶可以根據實際需要選用某一種數據庫。數據庫的種類對檔案管理系統的性能和功能影響較小。
其中，Oracle最好在9i版本以上；SQL Sever 最好在2000版本以上；
網絡操作系統
綜合檔案管理系統支持各種主流的服務器端操作系統，可選用Windows、UNIX、LINIX等。當系統的用戶數量和數據量較大量，網絡操作系統的種類對檔案管理系統的性能有一定的影響，建議用戶與項目承建單位協商選定網絡操作系統。
中間件服務器
綜合檔案管理系統支持各種主流的中間件服務器，包括Webshere、Weblogic、Sun one、Tomcat等。當用戶量較大時，應采用前三種之一。
服務器設備
綜合檔案管理系統涉及到多種用途的服務器硬件設備，包括數據庫服務器、文件服務器、應用服務器、WEB服務器、全文檢索服務器、ＯＣＲ服務器、聲像服務器等。綜合檔案管理系統支持各種主流的ＰＣ服務器和小型機服務器。服務器選型和性能指標直接影響著檔案管理信息系統的運行性能和指標，因而，建設用戶與項目承建單位協商選定服務器設備。
存儲設備
綜合檔案管理系統支持各種主流的存儲方案，包括磁盤陣列、ＮＡＳ、ＳＡＮ等；用戶可以根據實際存儲空間需要（存量和增量）選定存儲方案和設備。存儲方案對檔案管理系統的性能和功能影響較小。
網絡帶寬
在局域網內運行，網絡帶寬問題不突出。但當運行環境涉及廣域網時，需根據實際業務需要估算所需的網絡帶寬和通訊限制要求，以保證系統的合理響應速度。大用戶量的并發檢索、大量電子原文的下載或上傳、大用戶量的并發錄入提交等都可能對通訊造成壓力，因而，建設用戶與承建單位共同評估所需要的通訊條件要求。
數字化加工方案
數字化加工實施方案
實施前的準備
大規模的檔案信息采集和加工，是一個較為復雜的工程，需要考慮檔案實體的移交和保全、人力資源的組織、采集和加工流程的管理、質量保證和進度控制等等。
第一階段就有的大量的檔案需要進行采集和加工，在項目實施前，需要進行需求調研。明確需要采集的各種規格檔案的數量以及質量情況、庫房情況、賣方人員配備情況、場地情況、工作時間、數據項的確定、掃描格式的確定、工作人員和流程的確定、項目進度的確定等，并對項目中可能出現的瓶頸問題（如：圖紙的編輯處理和數據的補錄），與用戶方確定處理辦法。
安裝、調試和配置
第一階段的信息采集和加工，需要有拆分和還原工作臺，計算機、工程掃描儀、高速掃描儀、存儲設備、備份設備，信息采集和加工軟件等各種軟硬件設備，在開始工作之前，要搭建好工作環境。
信息采集和加工流程

圖 10 信息采集和加工流程圖
檔案的出庫
從檔案室提卷是數字化工作的第一個步驟。檔案掃描是一個細致的管理工作，要保證檔案的無遺失不損壞、不重不漏，提卷的登記工作必不可少。主要登記：提卷人、提卷的案卷號、提卷數量、提卷時間、客戶負責人***
案卷的拆分
檔案一般都是裝訂好的，因此在掃描之前，要對檔案進行拆卷處理。去處檔案的裝訂線、裝訂針、如果檔案有折角、卷曲，需要對檔案進行平整化，然后依據檔案紙張的大小和厚薄分類。
檔案原來的編號，一般不是很符合檔案掃描時候的要求（如：有時候漏編、錯編，正反兩面只編一面，某些不需要掃描的檔案也有編號），因此，一般情況需要在掃描之前，對圖紙進行重新編號。編號使用HB或者B2的鉛筆，在檔案的右上角或者左下角等不影響檔案正文內容的地方。
掃描
掃描是檔案數字化工程的最關鍵的一個步驟，它的好壞直接影響到整個項目的成敗。由于檔案是比較復雜的，紙張大小不同、紙張的厚薄不同、紙張的質地不同、紙張的新舊程度不同，另外，由于檔案是比較珍貴的資料，通常只有一份備案，損壞之后就很難補償，而滾筒式掃描儀會有卡紙現象，一不小心就會損毀檔案。
另外，很多情況下，檔案不像圖書，每一本圖書的紙張大致相同，而檔案每一卷可能差別很大，因此掃描的時候需要來回多次調整，這樣不僅僅影響掃描的速度，而且導致掃描的質量有所差別。
對于圖紙的掃描，A2、A1、A0、A0加長等幅面較大的圖紙，掃描的時候要兩個人共同完成，一個人掃描，另外一個人接著圖紙，以避免掃描過程中對圖紙的拖拽而使圖紙損壞，同時也能保證掃描的勻速運動。
竣工圖紙一般采用折疊的方式放入檔案盒中的，在掃描之前應該使圖紙的折痕盡量平整，由于掃描的長度較長，因此在掃描過程中比較容易發生圖紙的扭曲，出現這種情況應該立即終止掃描。
掃描圖紙的時候，應該盡量采用橫向方式進行掃描（以較寬的一邊進行掃描）。
圖像的編輯和修整
圖紙掃描之后，掃描的電子文件一般達不到質量要求，影響瀏覽的效果。雖然現在大多數的工程圖紙掃描儀硬件即帶有消蘭去污的功能，但是掃描后的圖紙一般會有以下一些問題：傾斜、索引孔、裝訂孔未去除、圖紙的折痕比較嚴重，有雜點、污跡，某些字跡不清晰。另外，對于檔案一般是每份檔案為一個多頁的文件，因此還需要進行文件的合并工作。
在掃描的過程中，難免會發生重復掃描和漏掃的現象，人工的再次校對能夠發現檔案數字化過程中出現的情況，并即使糾正。
OCR
在文檔掃描并且進行圖像處理之后，對需要的文書檔案進行OCR文字識別。OCR文字識別的主要參數標準是識別正確率。采用最先進的清華OCR9.0核心識別引擎，具有很高的識別率。對于印刷簡體字、字號在小五以上的文字識別率高達99％，能夠滿足絕大多數的應用需求。數字化加工系統還提供了橫向校對和縱向校對兩種方式，能夠滿足更高文字正確率的要求，能達到萬分之三的出版要求。
著錄
依據檔案著錄規范或者依據客戶檔案的實際著錄項，錄入標題、責任者、歸檔時間、檔號等各種信息。
圖像和目錄的掛接匹配
綜合檔案管理系統有批量掛接的功能，按照一定規則存放加工后的電子檔案圖像，能夠實現著錄條目和圖像的自動匹配掛接。
質量檢驗
對掃描圖像和著錄的數據進行檢驗，圖像主要是檢驗其掃描和凈化處理質量，數據項的質量檢測主要是檢測其錄入正確率。
案卷還原
完成檔案數字化后，要把原先的檔案原件還原成原樣。
入庫
檔案的入庫表示檔案實體的安全歸還以及該檔案采集和加工的完成，為了保證出庫和入庫的一致，需要認真核對出入庫記錄。
管理規范及流程
安全保密協議
安全保密協議在需求調研階段，由買賣雙方就買方工作期間內涉及到的檔案實體、電子文件兩個方面的安全和保密問題進行確定。
買方的保密義務一般包含：
一、保密范圍
買方工作期間內，所接觸的所有與賣方有關的各種賣方要求保密的文件和檔案以及其他賣方認為有必要認為保密的各種信息。
二、保密期限
買賣雙方確認，買方的保密義務自買方向賣方提供文檔掃描服務的第一天起至買方人員完成本次服務內容后，到該商業秘密公開時止。買方工作人員是否在職，不影響保密義務的承擔。
三、保密要求
1．買方工作人員在服務過程中不得將賣方檔案資料信息（紙質檔案和電子檔案信息）帶出賣方指定的工作地。
2．買方工作人員要按保密法所規定的內容進行正常的文檔掃描服務，不將在工作中看到的信息帶出工作地，不得以任何方式向第三方傳播。
3．買方工作完成后要在賣方人員把成品數據備份后立即格式化買方在服務過程中自帶的任何計算機磁盤上的信息，以確保賣方資料的安全。
4．買方人員不得使用向賣方提供服務的計算機登錄國際互聯網，如有工作需要須經賣方人員同意后方可使用。
5．買方工作人員除上述規定的條款外，還應按照賣方人員提出的要加強的保密文件嚴格管理。
施工場地管理規范
施工場地的規范管理能夠保證檔案實體的安全，并保證檔案采集和加工的順利實施。
1．檔案的拆分和還原要同檔案的加工分開，最好能夠在不同的加工車間。
2．有可能損壞檔案實體的物品（如：墨水、雨傘等）不準帶入工作場地，飲水用的水杯等物品，應該遠離檔案，集中存放。
3．每天晚上下班前10分鐘，統計并記錄本日的工作量；對于有實體檔案在手的，需要記錄檔案實體的數量。第二天早上提前10分鐘，檢查并核對前一天晚上記錄的實體數量。
4．檔案實體放于高處（工作臺上），不能放在地上。
5．工作場地實行每日打掃制度，每天晚上下班前10分鐘，每個人打掃自己工作臺和附近的工作場地，打掃時要注意，不要將檔案實體當作垃圾打掃。周末實施全面衛生打掃，打掃前，檔案實體要集中存放到檔案的拆分和還原工作車間。
檔案實體管理規范
檔案實體是客戶的寶貴資料，在任何情況之下都要首先保證檔案實體的安全。
1．凡是對檔案實體具有損毀或者破壞而無法還原的工作，都要絕對禁止。如果確實需要的，要有買方負責人***
2．檔案實體的拆分和還原要在相對獨立的工作空間進行。
3．在檔案出庫時，要記錄不能拆卷的檔案。
4．在進行檔案還原的時候，要盡量利用原來檔案上的索引孔，如果實在無法利用的，需要買方負責人***
5．在圖紙打開后還原時，要依照原來的折痕折疊，不能依照個人意愿重新采用其他方式折疊。
6．對于A2~A0幅面的圖紙，在掃描的時候必須使用兩個人，一個人掃描，另一個人在掃描儀另一側輕輕拖拽圖紙，保證圖紙不會因為重力等原因而撕裂。
7．檔案實體的交接由相關的工作組組長負責，非相關人員不得隨便接觸檔案實體。
8．檔案實體的相關人員，在接觸檔案前，要保證手的干燥和清潔，以免油污等沾污檔案實體。
數據采集規范
1．掃描格式：圖紙和文檔：分辨率：300DPI，格式：TIFF G4壓縮或者PDF格式，色彩：黑白雙色（如果圖紙不清晰，采用256級灰度掃描）；照片：分辨率：100或300DPI（如果目的是瀏覽，建議采用100DPI，如果需要打印，建議采用300DPI），格式：JPEG，色彩：24位真彩。
2．條目著錄格式：按照與第一標段中標人以及賣方的要求，確定案卷和卷內文件的著錄項和著錄，一般有：檔號、標題、責任者、歸檔時間、文號、圖號、起止日期等等。
3．圖像質量規范：要消除圖像上的明顯污跡，圖像傾斜角度不大于3度。圖像不能太淺，發生斷字和斷線現象，也不能太深，使字的筆跡或者線條重疊。
4．著錄質量規范：著錄項對應正確，不漏項，著錄規則正確。
5．圖像和目錄掛接正確。
檔案實體管理流程

圖 11 檔案實體管理流程圖
實施人員及項目實施組織
實施人員
實施的人員有如下幾類：需求調研、檔案移交（包括出庫和入庫以及檔案的拆分還原）、掃描、修圖、著錄、質檢等。每一種類型的工作人員都有特定的工作職責，對每個工位的組長負責，所有組長對項目經理負責。本項目實行項目經理負責制。
每個工位的具體職責如下：
需求調研：需求調研是項目開展的第一步工作，需要明確調研清楚：有哪些規格（大?。┑臋n案，每種的數量，哪些檔案的紙質質量最差，賣方配備的工作場地的大小和設施情況，每日上下班和每周工作時間，著錄項的確定，掃描格式、分辨率、色彩等的確定。
需求調研的結果是需求調研成果表，這張表需要賣方負責人***
檔案移交：在檔案出庫的時候，需要詳細記錄每一卷的案卷號、卷內文件數量、本卷是否是不可拆分的檔案、出庫時間、買方移交人等詳細記錄，并由賣方相關負責人***
在檔案入庫的時候，會同賣方相關負責人***
對檔案進行拆分和編號，拆分時要注意剪刀等尖銳物體不要損壞檔案；在檔案的右上角或者左上角用HB或B2鉛筆編號，要盡量原理檔案原件的有效信息。
檔案的還原：要按照原來的索引孔和裝訂孔還原檔案，不要發生缺頁和裝訂錯誤的現象。要在裝訂前，用橡皮輕輕擦去編號的號碼，并確認中間無遺漏，無錯頁。
掃描：負責將紙質檔案掃描成電子檔案。掃描組組長負責從拆分工作組組長處接收并核對檔案；在掃描之前，要評估每卷檔案中，是否有不能采用高速掃描儀掃描的檔案，對這些檔案要用平板掃描儀掃描。掃描一旦發生卡紙現象，要立即停止掃描儀，打開掃描儀，輕輕拖拽出來，不可用力以免損壞檔案。
修圖：負責將掃描組掃描完成的檔案進行編輯，祛除黑邊、索引孔、進行傾斜校正、將多份文件保存成一個多頁TIF或者PDF（或者客戶要求的格式），重新命名文件名稱。
著錄：按照要求著錄檔案信息。
質檢：對圖像和著錄的質量進行質量檢查，并修正其中的錯誤，如果錯誤率超過3％，需要退回到相應的組中，進行返工。
組織管理
項目實行項目經理負責制，項目經理對客戶方和公司負責，并監督整個工程的質量，控制工程的進度。
項目組長對項目經理負責，項目組長負責本組內的工作質量和工作進度。
工作人員對項目組長負責，工作人員負責本人工作職責內的工作，嚴格按照工作手冊工作。
組織架構如下圖：

圖 12 數字化加工組織結構圖
驗收標準和方案
1．影像正確率：100%（順序正確，不多頁、缺頁）
2．影像、索引數據匹配正確率：100％
3．索引數據錄入正確率：99.9％。

驗收方法：承建方驗收負責人運用綜合檔案管理軟件中的功能驗收；于每個月月末（或者每周周末）進行驗收，驗收抽樣率可以為10％～20％。驗收合格由賣方驗收負責人***
注：具體的驗收標準和驗收程序，在于用戶方進行需求調研后確定。
售后服務和培訓方案
售后服務和技術支持
1、提供終身電話技術支持。
2、對于掃描或者著錄質量存在嚴重問題的，提供現場修改支持。
3、在采集加工驗收完后，提供本地化的3個月內免費的加工數據維護。
數據采集相關培訓
1、采集相關硬件的培訓。主要包括：工程掃描儀、高速掃描儀、平板掃描儀等設備的安裝、驅動的安裝和測試。
2、采集相關軟件的培訓。主要包括兩個部分：一個是掃描部分軟件，一個是OCR部分軟件。
3、掃描流程的培訓。檔案的拆分、編號、整理、掃描、修圖、質檢、還原等工序的培訓。
人員配置與培訓
人員配置計劃
為保證項目的安全有效運行，市勞動局相關處室應切實負責起日常的系統運行和維護管理工作，配備專業的計算機人才，不斷充實單位的技術力量，有效保證項目建設運行所需專業人才。
人員培訓方案
培訓目標
在項目實施過程中，本著全面共享知識與經驗的宗旨，針對工程中涉及到的各類系統軟件、應用軟件提出一套完整的面向不同層次用戶的培訓方案，以達到如下目的：
通過對業務的系統維護人員的培訓，使其能夠切實掌握各類本項目中采購的系統軟件、應用軟件的操作、安裝、配置、維護等工作，確保系統完成后能夠保障系統的正常運轉。
通過對系統使用者的操作培訓，使其能夠熟練使用相關的業務系統，充分發揮系統的作用。
培訓實施過程
在長期的用戶培訓實踐中，具備相應的規范、標準的實施流程，如下圖所示。針對本項目的有關培訓我們也將使用該流程。

圖 13 培訓實施流程圖
對于培訓課程確定的前提下的培訓，對培訓對象的水平分析將對培訓結果起著決定性的作用。
培訓規范
主要規范明確如下：
培訓前做好培訓環境測試，如果系統有問題，與系統工程師協商解決。
對于培訓方案，如果用戶有不同意見，需要充分尊重用戶意見，并適度調整計劃后實施。
培訓過程中，對于用戶反饋的問題和需求，培訓老師需要詳細記錄，并與公司相關人員溝通后，采取合適方式較為及時的回復用戶。
在培訓時發現非技術性的重要問題后，需要通知公司上級領導，在公司做出決斷后按公司要求給予解決。
在培訓數據錄入時不要用客戶領導的名字，不要用太調侃的名字；
在培訓過程中要以大多數為主，按時授課，對于個別學員不懂的問題，可以利用課間休息時間給予講解；
培訓后及時清除培訓所用的臨時數據。

項目實施進度
為了更加有效的完成本項目建設目標，使應用系統更好的符合合肥市勞動局的業務需求，使系統在使用上更好的符合用戶使用習慣，使應用系統在現有計算機網絡環境中更好的更穩定的運行，滿足集中式應用的并發用戶處理性能要求，計劃采用以下項目實施步驟來進行。
假定于2008年7月啟動項目，經過項目初驗、系統試運行和最終驗收，項目的計劃建設期為四個月。整個項目的主體進度計劃如下圖所示：

圖 14 項目總體進度計劃示意圖

風險分析及對策
合肥市勞動局對本項目的順利實施十分重視，充分考慮項目過程中可能潛在的問題。因此在加強各種技術保障措施和管理安全的基礎上，建立運轉靈活、反應靈敏的應急處理協調機制。確保系統發生突發安全緊急事件時，能夠及時發現、預警并準確判斷、快速反應，盡可能避免或減少突發事件對本項目實施過程帶來的影響或造成的損失。
軟件風險管理
軟件項目管理存在著風險，如果我們提前重視風險，并且有所防范，就可以最大限度減少風險的發生。進行風險管理是有效的手段。
風險的分類
根據風險內容，我們可以將風險分為項目風險（成本提高，時間延長等）、技術風險（技術不成熟等）、商業風險（銷售問題等）、戰略風險（經營戰略發生了變化）、管理風險（管理人員是否成熟等）、預算風險（預算是否準確等）等。
另外，我們還可以將風險分為已知風險（如關鍵人員崗位調整等）、可預報風險（從以往經驗得出可能有風險的）和不可預知風險。
風險的識別
風險識別的有效方法是建立風險項目檢查表。主要涉及以下幾方面檢查：
n 產品規模風險檢查
n 業務影響風險檢查
n 與客戶相關的風險檢查
n 過程風險檢查
n 技術風險檢查
n 開發環境風險檢查
n 與人員的模式和經驗有關的風險檢查
風險評估
風險評估主要從下面七個方面進行：
n 發生的可能性
n 發生的結果（影響）
n 建立一個尺度表示風險可能性（如，極罕見、罕見、普通、可能、極可能）
n 描述風險帶來的后果
n 估計對產品和項目的影響
n 確定風險評估的正確性
n 根據影響排定有限隊列
另外，要對每個風險的表現、范圍、時間做出盡量準確的判斷。
風險的評價
對風險的評價主要依據三個因素：風險描述、風險概率和風險影響。從成本、進度及性能三個方面對風險進行評價。確定項目的中止點，在中止點出再一次進行風險評價。
風險的駕馭和監控
風險的駕馭與監控主要要靠管理者的經驗來實施。風險駕馭和監控的策略如下：
n 與在職人員協商，確定流動原因。
n 在項目開始前，把環節這些流動原因的工作列入風險駕馭計劃。
n 項目開始時，作好人是會流動的準備，采取一些措施確保人員一旦離開時，項目仍能繼續。
n 制定文檔標準，并建立一種機制，保證文檔及時產生。
n 對所有工作進行細微詳審，使更多人能夠按計劃進度完成自己的工作。
n 對每個關鍵性技術人員培養后備人員。
在考慮風險成本之后，決定是否采用上述策略。
n 監督指導
質量工作小組監督建設中各項活動，確保其按照既定的要求執行。對于有關質量的活動，現場質量小組有義務進行指導，協助系統建設的順利進行。
n 評審
通過技術評審確保系統建設各個階段的過程結果（文檔、設計等）的正確性、完整性和一致性，增強規范性和可行性。評審由質量工作小組適時組織，采取評審會議或會簽等形式，形成《評審報告》等形式的評審結論。
評審的結論可分為通過、否決或接受。評審決議為否決的，必須對評審材料進行修改并再次提交評審；評審決議為接受的，評審材料也要根據評審意見進行適應的修改和驗證，但是不必再次提交評審。
n 驗證
驗證指事后對過程結果是否滿足既定要求。比如，對設計開發結果的驗證、對采購設備的驗收，等等。
驗證視具體情況由質量工作小組或者委托有關方主動展開。
質量工作小組對驗證的結果要明確記錄。對于驗證結果不符合的，應通知有關責任方并責令其改進。
質量工作小組對驗證的情況定期匯總并上報質量體系領導小組。
n 審批
審批是確保系統建設按照既定的方針執行的有效手段。
質量工作小組人員要監督各項審批活動。對于需要審批而沒有進行審批、或者審批沒有通過的各項活動，必須責令停止，并向質量保證領導小組匯報。
應急預備組織
為“合肥市勞動局綜合檔案管理系統建設項目”成立專項應急預備小組，以應付軟件開發、部署、試運行等各個環節中可能出現的緊急任務和突發事件。
如遇緊急任務，預備小組成員可抽調非本項目組成員加入，以保障本項目的順利實施。
應急計劃
通過對本項目特點的分析和對實際需求的把握，在業務單位可能要求部分模塊和子系統優先完成的情況下，提出我們的應急開發計劃。
計劃中先期開發急用業務功能模塊和其他公用模塊，開發完成1.0版本后即開始測試和用戶試用；后期開發其它功能模塊，完成后進行測試和用戶試用。完成全部功能后開始系統全面試運行。
以上針對本系統的相關模塊開發計劃是根據現有需求的理解上進行安排的。實際過程中可按照具體情況進行調整。